PDF-afhjælpning

Verdens førende PDF-tilgængelighedstjeneste

PDF remediation er processen med at konvertere eksisterende PDF-dokumenter til tilgængelige formater og sikre, at de kan bruges af personer med handicap, herunder dem, der er afhængige af hjælpemidler som skærmlæsere. Formålet med PDF remediation er at sikre, at indholdet i en PDF er navigerbart, læsbart og forståeligt for personer med handicap, hvilket indebærer tilføjelse af de nødvendige tags og strukturer, som hjælpemidler kræver for at fortolke og interagere effektivt med indholdet.

Vigtigheden af PDF-sanering ligger i dens rolle i at fremme digital tilgængelighed, hvilket både er en juridisk forpligtelse og en etisk forpligtelse. Overholdelse af standarder som Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) og Americans with Disabilities Act (ADA) er obligatorisk for mange organisationer. Denne side har til formål at give en dybdegående forståelse af PDF-afhjælpning, og hvordan GrackleDocs kan hjælpe med at gøre dine PDF'er tilgængelige.

Læs mere nedenfor Om PDF-afhjælpning Tegneserie af tre personer i et møde

Spørg om PDF-sanering i dag

Hvad er PDF Remediation?

Tags' rolle i PDF'er

Tags er rygraden i PDF-tilgængelighed. De fungerer som en plan for dokumentet og giver en logisk struktur, som hjælpemidler kan fortolke. Tags definerer forskellige elementer i dokumentet, f.eks. overskrifter, afsnit, billeder, lister og tabeller. Korrekt tagging sikrer, at hver del af dokumentet kan identificeres og navigeres, så brugere med handicap kan interagere med indholdet på en meningsfuld måde.

For eksempel:

- Overskriftskoder (H1, H2, H3 osv.) skaber en hierarkisk struktur, der hjælper brugerne med at forstå underinddelingerne og organiseringen af dokumentets indhold.

- Afsnitskoder (P) markerer tekstblokke.

- Figur-tags (bruges til billeder, diagrammer, fotografier osv.) indeholder beskrivelser med alternativ tekst (alt-tekst), som gør billederne tilgængelige for dem, der bruger skærmlæsere.

- Listetagstrukturer sikrer, at elementer genkendes som relaterede elementer og i sekventiel rækkefølge (hvis det er relevant).

- Tabel-tagstrukturer definerer tabelformatering (inklusive rækker, overskrifter og dataceller osv.) og gør tabeldata tilgængelige.

Oprettelse af tilgængelige PDF'er fra bunden vs. udbedring af eksisterende PDF'er

Oprettelse af tilgængelige PDF'er starter med at indarbejde tilgængelighedsfunktioner under dokumentoprettelsesprocessen. Det er vigtigt, at dokumenterne designes med tilgængelighed for øje fra starten. Forfattere kan bruge stilarter og skabeloner, der omfatter korrekt tagging af overskrifter, lister og andre elementer, tilføje alt-tekst til billeder, indsætte interne og eksterne hyperlinks med passende navigation og sikre, at links er beskrivende, og at tabeller er struktureret korrekt.

I modsætning hertil handler PDF-sanering om eksisterende dokumenter, der blev oprettet uden hensyntagen til tilgængelighed. Denne proces indebærer, at dokumentet eftermonteres med de nødvendige tilgængelighedsfunktioner. Afhjælpning omfatter analyse af dokumentet for at identificere tilgængelighedsproblemer, tilføjelse eller justering af tags, indsættelse af alt-tekst til billeder og korrektion af læserækkefølgen for at sikre et logisk flow af indhold. Selvom det er ideelt at skabe tilgængelige PDF'er fra starten, er det ofte nødvendigt at rette op på eksisterende dokumenter for at få dem til at leve op til de nuværende tilgængelighedsstandarder.

Hvorfor er PDF-sanering vigtig?

PDF-sanering er afgørende for at overholde forskellige tilgængelighedslove og -retningslinjer verden over. I USA kræver afsnit II i Americans with Disabilities Act (ADA), at alle offentlige enheders indhold på hjemmesider og i applikationer (apps) skal være tilgængeligt for personer med handicap, hvilket forhindrer diskrimination på grund af handicap. Afsnit 508 i Rehabilitation Act of 1973 kræver også, at føderale agenturer og organisationer, der modtager føderal finansiering, skal gøre deres elektroniske teknologi og informationsteknologi tilgængelig for mennesker med handicap.

På verdensplan er retningslinjerne for tilgængelighed af webindhold (WCAG) de mest anerkendte og juridisk refererede standarder for digital tilgængelighed, herunder PDF-dokumenter. Mange lande har vedtaget WCAG som en del af deres juridiske ramme for at sikre digital tilgængelighed:

- Den Europæiske Union: Den europæiske tilgængelighedslov og webtilgængelighedsdirektivet kræver, at offentlige organer i EU sikrer, at deres websites og mobilapps opfylder tilgængelighedsstandarder, der ligger tæt op ad WCAG 2.1-kravene på niveau AA.

- Canada: Accessible Canada Act (ACA) opstiller krav til digital tilgængelighed, herunder overholdelse af WCAG-standarder. Provinser som Ontario har yderligere regler, f.eks. loven om tilgængelighed for handicappede ontariere (AODA), som kræver overholdelse af WCAG for organisationer og virksomheder i den offentlige sektor.

- Australien: Disability Discrimination Act (DDA) kræver, at organisationer leverer tilgængeligt digitalt indhold, og australske domstole har henvist til WCAG som et benchmark for overholdelse.

- Det Forenede Kongerige: Equality Act 2010 foreskriver, at alt digitalt indhold, herunder PDF'er, skal være tilgængeligt for mennesker med handicap. Offentlige organer er specifikt forpligtet til at overholde Public Sector Bodies (Websites and Mobile Applications) Accessibility Regulations 2018, som er i overensstemmelse med WCAG 2.1 Level AA.

- I Japan: Loven om afskaffelse af diskrimination mod personer med handicap og standarden JIS X 8341-3, som er i overensstemmelse med WCAG, styrer kravene til digital tilgængelighed i Japan.

Manglende overholdelse af disse regler kan føre til alvorlige juridiske konsekvenser, herunder retssager, bøder og skade på en organisations omdømme. Ud over de juridiske risici kan manglende tilgængelighed af digitalt indhold resultere i ekskluderende praksis, der forhindrer personer med handicap i at få adgang til vigtig information og tjenester. Derfor er det ikke kun en juridisk forpligtelse, men også en moralsk nødvendighed for organisationer over hele verden at sikre, at PDF'er er rettet til, så de opfylder disse internationale tilgængelighedsstandarder.

Fordele for alle brugere
Ud over de juridiske krav er barrierefri PDF'er til gavn for alle brugere, ikke kun dem med handicap. Funktioner som korrekt tagging, alt-tekst til billeder og klare navigationsstrukturer forbedrer den samlede brugeroplevelse. For eksempel hjælper overskrifter og velstruktureret indhold alle brugere, også dem uden handicap, med at navigere og forstå dokumentet mere effektivt. Alt-tekst til billeder giver værdifuld kontekst, som kan være nyttig selv for brugere, der måske ikke har et handicap, men som får adgang til indholdet i et miljø med lav båndbredde, hvor billeder måske ikke kan indlæses.
SEO-fordele
Tilgængelige PDF'er kan også forbedre søgemaskineoptimeringen (SEO). Søgemaskiner prioriterer indhold, der er velstruktureret og let at navigere i. Korrekt taggede PDF'er er lettere for søgemaskiner at indeksere og rangere, hvilket potentielt kan øge dokumenternes synlighed og rækkevidde. Denne SEO-fordel kan føre til højere trafik og større engagement i indholdet, hvilket gør det til en ekstra fordel for organisationer, der er engagerede i tilgængelighed.

PDF-saneringsprocessen

Indledende vurdering

Det første skridt i PDF-afhjælpningsprocessen er at vurdere PDF'ernes aktuelle tilstand. Det indebærer at evaluere dokumentet for tilgængelighedsproblemer og identificere områder, der skal afhjælpes. En indledende vurdering hjælper med at bestemme omfanget af det nødvendige arbejde og med at udvikle en afhjælpningsplan.

Værktøjer og metoder til indledende vurderinger

Der findes flere værktøjer og metoder til at foretage indledende vurderinger. Automatiserede checkere kan hurtigt scanne efter almindelige tilgængelighedsproblemer og give et foreløbigt overblik over dokumentets overholdelse af tilgængelighedsstandarder. Disse værktøjer kan identificere problemer som f.eks. manglende alt-tekst, forkert tagging og forkert læserækkefølge. Men automatiserede værktøjer fanger måske ikke alle problemer, især ikke dem, der kræver menneskelig vurdering.

Tagging af elementer

Tagging er kernen i PDF-sanering. Det indebærer, at man tilføjer tags til forskellige elementer i dokumentet, f.eks. tekst, overskrifter, billeder, links, lister og tabeller. Hvert tag giver information om elementets rolle og struktur, hvilket gør det muligt for hjælpemidler at fortolke indholdet korrekt.

Tekst og overskrifter

Korrekt tagging af tekst og overskrifter hjælper med at skabe en logisk læserækkefølge og gør det muligt for brugerne at navigere effektivt i dokumentet. Overskrifter fungerer som navigationshjælpemidler, så brugerne hurtigt kan springe mellem afsnit. Hvis man f.eks. bruger overskriftstags (H1, H2, H3 osv.) til at skabe en hierarkisk struktur, kan brugerne forstå, hvordan indholdet er organiseret, og gå direkte til de afsnit, der er interessante.

Billeder

Tilføjelse af beskrivende alt-tekst til billeder sikrer, at brugere med synshandicap kan forstå det indhold, som billederne formidler. Alt-teksten skal være kortfattet og beskrivende og formidle de væsentlige oplysninger, som billedet giver. For eksempel bør en alt-tekst til et billede af et diagram beskrive de vigtigste datapunkter og tendenser, der vises i diagrammet.

Links

At mærke links med meningsfulde beskrivelser hjælper brugerne med at forstå deres formål og destination, hvilket gør det lettere at navigere i dokumentet eller til eksterne ressourcer. I stedet for at bruge en vag linktekst som "klik her" er det f.eks. bedre at bruge en beskrivende tekst som "læs vores retningslinjer for tilgængelighed".

Lister

Korrekt tagging af lister sikrer, at listeelementer genkendes som relaterede elementer, hvilket giver en sammenhængende læseoplevelse. Dette omfatter brug af listetags (L, LI, LBL, LBody) til at definere strukturen i ordnede og uordnede lister.

Borde

Tagging af tabeller kan være komplekst, men er afgørende for tilgængeligheden. Korrekte tags hjælper brugerne med at navigere og forstå dataene i tabellen. Det omfatter tilføjelse af tabeloverskrifter (TH) for at definere række- og kolonneoverskrifter og sikre, at forholdet mellem dataceller er klart. Komplekse tabeller med flettede celler eller overskrifter på flere niveauer kræver omhyggelig tagging for at sikre tilgængelighed.

Sikring af korrekt læserækkefølge

Den korrekte læserækkefølge er afgørende for, at hjælpemidlerne kan fortolke dokumentet præcist. Det sikrer, at indholdet flyder logisk og er let at følge. Indstilling og verificering af læserækkefølgen indebærer, at man kontrollerer tags og justerer dem, så de afspejler den korrekte rækkefølge.

Trin til at indstille og bekræfte læserækkefølgen

1. Identificer den logiske læserækkefølge: Bestem det tilsigtede flow i indholdet, fra titel og overskrifter til afsnit, billeder og andre elementer.

2. Brug værktøjer til at justere læserækkefølgen: Værktøjer som Adobe Acrobat giver mulighed for at indstille og gennemgå læserækkefølgen. Ordrepanelet i Adobe Acrobat giver dig mulighed for at se og justere rækkefølgen af tags.

3. Test med hjælpemidler: Brug skærmlæsere og andre hjælpemidler til at teste læserækkefølgen. Det hjælper med at verificere, at indholdet præsenteres logisk og er let at navigere i.

Endelig validering og testning

Efter tagging og indstilling af læserækkefølgen er det sidste trin at validere og teste dokumentets tilgængelighed. Dette indebærer brug af både automatiserede værktøjer og manuelle kontroller for at sikre, at dokumentet opfylder tilgængelighedsstandarderne.

Metoder til at teste tilgængelighed

1. Automatiserede værktøjer: Værktøjer som GrackleDocs Online PDF Accessibility Checker (GrackleGO) kan hurtigt identificere almindelige problemer som f.eks. manglende alt-tekst, forkerte tags og forkert læserækkefølge.

2. Manuel kontrol: Manuel kontrol indebærer, at man bruger skærmlæsere og andre hjælpemidler til at navigere i dokumentet. Det hjælper med at identificere problemer, som automatiserede værktøjer måske overser, f.eks. nøjagtigheden af alt-tekstbeskrivelser og det logiske flow i læserækkefølgen.

3. overholdelse af tilgængelighedsstandarder: Sørg for, at dokumentet overholder tilgængelighedsstandarder som WCAG 2.1 og PDF/UA. Disse standarder giver detaljerede retningslinjer for, hvordan man gør digitalt indhold tilgængeligt.

Almindelige problemer og løsninger

Almindelige problemer under validering omfatter manglende alt-tekst, forkert læserækkefølge og forkert tagging. At løse disse problemer indebærer at tilføje de nødvendige tags, justere læserækkefølgen og give nøjagtige beskrivelser af alt-tekst. Regelmæssig gennemgang og opdatering af dokumentet sikrer løbende overholdelse af tilgængelighedsstandarderne.

Udfordringer i forbindelse med PDF-sanering

Fælles udfordringer

PDF-sanering kan give en række udfordringer, især når det drejer sig om komplekse dokumenter. Disse udfordringer stammer ofte fra indviklede layouts, omfattende tabeller og multimedieindhold, der skal gøres tilgængelige uden at gå på kompromis med dokumentets integritet og oprindelige design. Her er nogle almindelige udfordringer i forbindelse med PDF-saneringsprocessen:

1. Komplekse layouts: Dokumenter med flere kolonner, flydende elementer eller ikke-lineært tekstflow kan være svære at tagge korrekt. Det kræver omhyggelig opmærksomhed og ekspertise at sikre, at disse elementer læses i den rigtige rækkefølge af hjælpemidlerne.

2. Omfattende tabeller: Store tabeller med flere overskrifter, flettede celler og indviklede datarelationer kræver detaljeret tagging for at sikre tilgængelighed. Hver celle skal være korrekt forbundet med sin respektive overskrift, og den overordnede tabelstruktur skal være logisk og mulig at navigere i.

3. Multimedieindhold: Indlejring af multimedieelementer som videoer, lydfiler og interaktive formularer tilføjer endnu et lag af kompleksitet til afhjælpningsprocessen. Disse elementer skal gøres tilgængelige ved at give alternative tekstbeskrivelser, billedtekster og sikre, at interaktive elementer kan navigeres ved hjælp af hjælpemidler.

4. Opretholdelse af dokumentets integritet: Mens man tilføjer tilgængelighedsfunktioner, er det afgørende at bevare dokumentets oprindelige layout og design. Eventuelle ændringer, der foretages under afhjælpningen, bør ikke ændre dokumentets udseende eller funktionalitet.

Strategier til at overvinde udfordringer

At løse disse udfordringer kræver en kombination af avancerede værktøjer, professionel ekspertise og overholdelse af bedste praksis inden for tilgængelighed. Her er nogle strategier til at overvinde de almindelige udfordringer ved PDF-sanering:

1. Avancerede værktøjer og teknikker: Brug af avancerede PDF-redigeringsværktøjer som GracklePDF kan hjælpe med at håndtere komplekse layouts og elementer. Disse værktøjer tilbyder specialiserede funktioner til tagging, indstilling af læserækkefølge og validering af tilgængelighed.

2. Professionel ekspertise: At samarbejde med tilgængelighedseksperter, der har erfaring med at håndtere komplekse dokumenter, kan forbedre kvaliteten af afhjælpningen betydeligt. Disse eksperter kan give indsigt og teknikker, som ikke umiddelbart er synlige for de mindre erfarne.

3. Kontinuerlig læring og bedste praksis: Det er vigtigt at holde sig opdateret med de nyeste tilgængelighedsstandarder og bedste praksis. Regelmæssig træning og faglig udvikling kan hjælpe afhjælpningsteams med at holde sig på forkant med udviklingen og sikre, at deres metoder er opdaterede.

4. Test og validering: Grundig testning med både automatiserede værktøjer og manuelle kontroller er afgørende for at identificere og udbedre eventuelle problemer. Test med hjælpeteknologier som skærmlæsere sikrer, at dokumentet virkelig er tilgængeligt for alle brugere.

Værktøjer og ressourcer til PDF-sanering

Flere værktøjer kan hjælpe med PDF-saneringsprocessen, og hvert af dem tilbyder unikke funktioner til at forbedre tilgængeligheden og sikre overholdelse af standarder.

Vigtige værktøjer til PDF-sanering

- GrackleGO: GrackleGO er på forkant med digital tilgængelighed og tilbyder en banebrydende, browserbaseret platform til omfattende test af PDF-tilgængelighed. GrackleGO er skræddersyet til at opfylde de strenge krav i ISO 14289-1 (PDF/UA) og er løsningen til at sikre, at dine PDF-dokumenter er tilgængelige for alle, også handicappede. Dette browserbaserede værktøj skiller sig ud ved sin fleksibilitet, brugervenlighed og kompatibilitet, hvilket adskiller det fra traditionelle desktop-applikationer, der er begrænset af begrænsninger i operativsystemet.

- Grackle PDF: Grackle PDF er den næste generation af tilgængelighedssoftware og tilbyder et enestående værktøj til afhjælpere, der kæmper med komplekse tilgængelighedsudfordringer. Det transformerer processen med at opnå fuld tilgængelighed og sikrer overholdelse af PDF/UA-, WCAG- og Section 508-standarder. Begynd din rejse med en tagget PDF, afdæk nemt tilgængelighedsproblemer, og afhjælp størstedelen af dem på et øjeblik med blot nogle få intuitive klik.

- Adobe Acrobat: Et værktøj til at redigere PDF'er og tilføje tilgængelighedsfunktioner. Adobe Acrobat indeholder funktioner til tagging af elementer, indstilling af læserækkefølge og validering af dokumentets tilgængelighed.

Fordele ved GrackleDocs-værktøjer

GrackleDocs værktøjer skiller sig ud på grund af deres brugervenlige grænseflade og omfattende funktionalitet. De tilbyder flere fordele:

Automatiseret kontrol
GrackleDocs' værktøjer kan automatisk tjekke PDF'er for tilgængelighedsproblemer, hvilket sparer tid og kræfter.
Assisteret udbedring
Hjælpeassistenter i både Grackle PDF og Grackle Workspace hjælper brugeren med at finde ud af, hvor der opstår problemer, og hvordan de løses.
Detaljerede rapporter
De leverer detaljerede rapporter, der fremhæver specifikke tilgængelighedsproblemer og foreslår løsninger.
Ekspertstøtte
GrackleDocs tilbyder support fra tilgængelighedseksperter, der hjælper brugerne med at navigere i komplekse afhjælpningsudfordringer.

Hvordan GrackleDocs kan hjælpe - vores tjenester

GrackleDocs tilbyder omfattende PDF-saneringstjenester, der udnytter ekspertise og avancerede værktøjer til at sikre, at dokumenter er tilgængelige og overholder tilgængelighedsstandarderne.