Warum barrierefreie Dokumente wichtig sind: Ein Leitfaden zu den WCAG-Standards für PDFs

Nach Angaben der CDC27% der Erwachsenen, d. h. etwa jeder Vierte, haben eine Behinderung, und Adobe berichtet, dass über 90% der vorhandenen PDFs nicht vollständig zugänglich sind, was für Menschen mit Behinderungen eine große Herausforderung darstellt. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein wichtiges Dokument zu lesen oder ein wichtiges Online-Formular auszufüllen, und müssen feststellen, dass Ihr Bildschirmlesegerät den Text nicht interpretieren kann, dass das Layout unübersichtlich ist oder dass wichtige Informationen überhaupt nicht zugänglich sind. Für Millionen von Menschen mit Behinderungen ist dies nicht nur ein Ärgernis, sondern ein erhebliches Hindernis für ihre Unabhängigkeit und Teilhabe.

Barrierefreie Dokumente sind für die Inklusion unerlässlich, da sie sicherstellen, dass jeder, unabhängig von seinen Fähigkeiten, digitale Inhalte lesen, navigieren und mit ihnen interagieren kann. Die Zugänglichkeitsrichtlinien für Webinhalte (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG) bilden den globalen Rahmen für die Verbesserung der Zugänglichkeit von Webinhalten. Durch die Befolgung der WCAG-Prinzipien können Unternehmen auch die Zugänglichkeit und Nutzbarkeit digitaler Dokumente wie PDFs verbessern, die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und eine integrativere digitale Erfahrung für alle fördern.

Wie sich die Barrierefreiheit von Dokumenten von der Barrierefreiheit im Web unterscheidet

Bei der Barrierefreiheit im Internet geht es darum, dass Websites für alle Nutzer zugänglich sind, während bei der Barrierefreiheit von Dokumenten sichergestellt wird, dass herunterladbare Dateien - wie Berichte, Formulare und Leitfäden - ebenfalls zugänglich sind. Um volle Zugänglichkeit zu erreichen, sollten alle Dokumente, die zum Herunterladen zur Verfügung stehen, auch zugänglich sein. Die WCAG regeln jedoch nicht ausdrücklich die Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten aus struktureller Sicht - dies fällt unter PDF/UA (ISO 14289), den internationalen Standard für barrierefreie PDFs. Die Einbeziehung der Leitlinien der WCAG2ICT, in denen erläutert wird, wie die WCAG auf nicht webbasierte Informations- und Kommunikationstechnologien wie PDFs anzuwenden sind, gibt Aufschluss darüber, wie Inhalt und Design eines Dokuments über Struktur und Metadaten hinaus zugänglich sein können.

Hinweis: Dieser Artikel dient als allgemeiner Leitfaden zur Erläuterung dieser Standards, geht aber nicht auf die vollständigen technischen Anforderungen oder Implementierungsdetails von PDF/UA ein.

Barrierefreiheit verstehen

Was bedeutet Zugänglichkeit von Dokumenten?

Die Zugänglichkeit von Dokumenten bezieht sich auf den Prozess der Gestaltung und Strukturierung digitaler Dokumente, so dass sie von allen Nutzern, einschließlich Menschen mit Behinderungen, leicht gelesen, navigiert und verstanden werden können. Dies bedeutet, dass PDFs, Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit unterstützenden Technologien wie Bildschirmlesegeräten, Text-to-Speech-Software und alternativen Eingabegeräten kompatibel sein müssen.

Für Menschen mit Sehbehinderungen kann dies bedeuten, dass sie Bilder mit alternativem Text versehen und sicherstellen, dass der Text mit hohen Kontrasteinstellungen lesbar ist. Für Menschen mit motorischen Behinderungen bedeutet dies die Erstellung von Dokumenten, die vollständig über Tastaturbefehle navigiert werden können. Barrierefreie Dokumente sind auch für Menschen mit kognitiven Behinderungen von Vorteil, da sie eine klare Formatierung, einfache Sprache und eine logische Lesereihenfolge aufweisen.

Barrierefreie Dokumente erfüllen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern fördern auch die Gleichberechtigung und die Integration, da sie Nutzern mit Behinderungen einen unabhängigen Zugang zu Informationen ermöglichen. Ganz gleich, ob es sich um ein Mitarbeiterhandbuch, ein Formular oder Marketingmaterial handelt, barrierefreie Dokumente sorgen dafür, dass alle Menschen ohne Barrieren mit digitalen Inhalten arbeiten können.

Der Umfang der Barrierefreiheit in digitalen Dokumenten

Die digitale Zugänglichkeit ist nicht auf eine bestimmte Art von Behinderung beschränkt, sondern muss ein breites Spektrum von Bedürfnissen berücksichtigen. Einige Schlüsselbereiche sind:

• Sehbehinderungen: Benutzer können auf Bildschirmlesegeräte, Vergrößerungswerkzeuge oder kontrastreiche Einstellungen angewiesen sein, um Inhalte zu lesen. Schlecht strukturierte PDFs können die Navigation erschweren oder unmöglich machen.
• Hörbehinderungen: Gehörlose und schwerhörige Menschen benötigen Untertitel für Audioinhalte und Transkripte für Multimedia-Materialien.
• Kognitive Behinderungen: Personen mit Legasthenie, ADHS, psychischen Beeinträchtigungen, Autismus oder Lernbehinderungen können von einem klaren Layout, vereinfachter Sprache und strukturierten Überschriften profitieren, um das Verständnis zu erleichtern.
• Motorische Behinderungen: Benutzer mit eingeschränkter Mobilität navigieren oft mit Hilfe einer Tastatur oder assistiver Technologien. Schlecht formatierte Dokumente mit falscher Tabulatorreihenfolge oder unzugängliche Formularfelder können ein großes Hindernis darstellen.

In der digitalen Kommunikation ist Barrierefreiheit nicht nur eine moralische oder rechtliche Forderung, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Unternehmen, die der Barrierefreiheit Vorrang einräumen, erhöhen die Reichweite ihres Publikums und tragen dazu bei, dass so viele Nutzer wie möglich Zugang zu Marketingmaterialien, Berichten und Lehrmaterialien haben. Auch in der Marktforschung und in der Werbekommunikation ist Barrierefreiheit ein wichtiger Aspekt, da sie es Marken ermöglicht, mit vielen Zielgruppen sinnvoll zu interagieren und die Bedürfnisse aller Verbraucher zu erfüllen.

Die Bedeutung der WCAG-Standards

Das World Wide Web Consortium (W3C) schuf die WCAG, um einen globalen Maßstab für die Zugänglichkeit digitaler Informationen zu schaffen. Ursprünglich wurden die Regeln 1999 mit WCAG 1.0 vorgestellt und haben sich seitdem geändert, um den technischen Entwicklungen Rechnung zu tragen und sicherzustellen, dass digitale Informationen für Menschen mit Beeinträchtigungen zugänglich sind.

• WCAG 1.0 (1999): Der Schwerpunkt lag auf HTML-basierten Inhalten und betonte Textalternativen für Bilder und Multimedia.
• WCAG 2.0 (2008): Einführung von vier Grundprinzipien - Wahrnehmbar, Bedienbar, Verständlich und Robust (POUR), die einen strukturierteren Ansatz für die Zugänglichkeit bieten.
• WCAG 2.1 (2018): Hinzufügung von Leitlinien für mobile Zugänglichkeit, kognitive Behinderungen und sehbehinderte Nutzer, um der zunehmenden Nutzung digitaler Plattformen auf verschiedenen Geräten Rechnung zu tragen.
• WCAG 2.2 (2023): Erweiterung der WCAG 2.1 durch die Einführung neuer Erfolgskriterien zur Verbesserung der Zugänglichkeit für Benutzer mit kognitiven und Lernbehinderungen, geringer Sehkraft und eingeschränkter Mobilität. Zu den wichtigsten Aktualisierungen gehören verbesserte Fokusindikatoren, Anforderungen für Drag-and-Drop-Funktionen und zusätzliche Hinweise zur barrierefreien Authentifizierung, um die Abhängigkeit von speicherbasierten Aufgaben zu verringern. Diese Aktualisierungen zielen darauf ab, digitale Inhalte für ein breiteres Spektrum an Fähigkeiten und Geräten integrativer und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Die Grundsätze und Konzepte der WCAG dienen als globaler Maßstab für die Einhaltung der Barrierefreiheit von Websites, Anwendungen und digitalen Dokumenten, einschließlich PDFs.

Wie werden Normen und Richtlinien auf PDFs angewendet?

PDF-Dateien gehören zu den am häufigsten verwendeten Dokumentenformaten in der Geschäftswelt, im Bildungswesen und in der öffentlichen Verwaltung, aber sie stellen besondere Anforderungen an die Barrierefreiheit. Bei PDFs fehlt es oft an der richtigen Kennzeichnung, einer logischen Lesereihenfolge und alternativem Text für Nicht-Text-Elemente, so dass sie für unterstützende Technologien schwer zu interpretieren sind.

PDF/UA ist ein internationaler Standard für Barrierefreiheit, der den Rahmen für die Gewährleistung der universellen Zugänglichkeit (UA) eines PDF-Dokuments mit allen Hilfsmitteln bildet. Dabei legt PDF/UA die Anforderungen an die Struktur des Dokuments fest, wie zum Beispiel

• Ordnungsgemäß strukturierte Überschriften und Tags zur Unterstützung von Bildschirmlesern.
• Beschreibender Alternativtext für Bilder, Diagramme und Grafiken.
• Tastaturnavigation, die es den Nutzern ermöglicht, ohne Maus mit dem Inhalt zu interagieren.

Während WCAG2ICT (eine Anleitung des W3C zur Anwendung der WCAG auf allgemeine IKT, einschließlich PDFs) zusätzliche Techniken für die Barrierefreiheit bietet, gibt es Bereiche, in denen PDF/UA allein nicht vollständig mit den WCAG-Grundsätzen übereinstimmt. Zum Beispiel:

• Anforderungen an den Farbkontrast - PDF/UA schreibt kein ausreichendes Kontrastverhältnis für die Lesbarkeit vor, was ein wichtiges WCAG-Kriterium für sehbehinderte Nutzer ist.
• Untertitel und Transkriptionen für Multimedia - PDF/UA geht nicht auf die Notwendigkeit von synchronisierten Untertiteln oder Transkripten für eingebettete Audio- und Videodateien ein, die nach den WCAG für gehörlose und schwerhörige Nutzer unerlässlich sind.
• Fehlererkennung und Eingabehilfe - Formulare in PDF-Dateien können unter PDF/UA als barrierefrei gekennzeichnet werden, aber die WCAG setzen einen höheren Standard, indem sie eine eindeutige Fehlererkennung, Korrekturvorschläge und Eingabehilfen für Benutzer mit kognitiven Einschränkungen fordern.

Während PDF/UA die technische Konformität mit unterstützenden Technologien sicherstellt, geht WCAG weiter und konzentriert sich auf die Wahrnehmung, Benutzerfreundlichkeit und Interaktion. Um wirklich barrierefreie PDFs zu erstellen, sollten Unternehmen beide Standards berücksichtigen und sicherstellen, dass die Dokumente nicht nur technisch lesbar, sondern auch funktional für alle Zielgruppen nutzbar sind.

Und was ist mit den WCAG? 

Die Grundsätze der WCAG wurden zwar ausdrücklich für Webinhalte geschrieben, können aber auch auf Dokumente angewendet werden. Wie der Name schon sagt, beziehen sich die WCAG auf den Inhalt einer Website. Sobald eine PDF-Datei auf einer Website platziert oder von einer Website verlinkt wird, wird sie Teil des Inhalts dieser Website und muss die WCAG-Leitprinzipien erfüllen: wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust.

Die Anwendung der WCAG-Grundsätze auf PDFs und andere digitale Dokumente wird als WCAG2ICT bezeichnet. Es ist wichtig, dass wir sowohl PDF/UA als auch WCAG2ICT anwenden, damit jedes PDF-Dokument, das online oder in einer digitalen Umgebung verwendet wird, zugänglich ist.

WCAG-Grundsätze + PDF-Dokument = WCAG2ICT

Die Nichtbeachtung von PDF/UA und WCAG2ICT für Online-PDFs kann rechtliche Folgen haben. Unter Gesetzen wie z. B.:

• Der Americans with Disabilities Act (ADA): Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Inhalte zugänglich sind, oder sie riskieren Klagen und Geldstrafen.
• Abschnitt 508 (U.S.): Bundesbehörden und Organisationen, die staatliche Mittel erhalten, müssen strenge Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen.
• Der Europäische Rechtsakt zur Barrierefreiheit (EAA): Durchsetzung von Zugänglichkeitsstandards für in der EU tätige Unternehmen.
• Der Accessible Canada Act (ACA): Verlangt von staatlich beaufsichtigten Organisationen, dass sie sicherstellen, dass digitale Inhalte, einschließlich PDF-Dateien, zugänglich sind.
• Das Gesetz über die Zugänglichkeit für Ontarier mit Behinderungen (AODA) (Kanada): Schreibt vor, dass Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in Ontario die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen, einschließlich der Einhaltung von Dokumenten.
• Das Behindertendiskriminierungsgesetz (DDA) (Australien): Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen angemessene Anpassungen vornehmen, um einen gleichberechtigten Zugang zu gewährleisten. Die australische Menschenrechtskommission empfiehlt in einem aktualisierten Beratungshinweis die Einhaltung von PDF/UA für Online-PDFs.

Die Nichteinhaltung kann zur Folge haben:

• Bußgelder und Anwaltskosten im Zusammenhang mit Klagen zur Barrierefreiheit.
• Verlorene Verträge mit Regierungsbehörden und Unternehmen, die die Einhaltung der Barrierefreiheit verlangen.
• Rufschädigung, die zu einem Verlust des Vertrauens der Verbraucher und von Geschäftsmöglichkeiten führt.

Die Nichteinhaltung kann auch zu Rufschädigung und entgangenen Geschäftsmöglichkeiten führen, so dass die Einhaltung der WCAG und anderer wichtiger Standards wie PDF/UA für die Risikominderung von entscheidender Bedeutung ist.

Die wichtigsten WCAG2ICT-Prinzipien für PDFs

Die Leitlinien für Webinhalte beruhen auf vier Grundprinzipien: Wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust (POUR). Die Anwendung dieser Grundsätze auf PDFs gewährleistet, dass sie für die Barrierefreiheit optimiert und strukturiert sind, so dass Personen, die Hilfsmittel verwenden, den Inhalt effektiv navigieren und verstehen können.

Wahrnehmbar

Damit ein Inhalt zugänglich ist, muss er von allen Nutzern wahrgenommen werden können, auch von solchen mit visuellen, auditiven oder kognitiven Beeinträchtigungen. Bei PDFs bedeutet dies zum Beispiel, dass sichergestellt werden muss, dass:

• Textalternativen sind verfügbar - Bilder, Diagramme und andere Nicht-Text-Elemente sollten einen Alternativtext (Alt-Text) haben, der ihren Zweck oder ihre Bedeutung beschreibt.
• Inhalt ist anpassungsfähig - PDF-Dateien sollten mit ordnungsgemäß gekennzeichneten Überschriften, Listen und Tabellen strukturiert sein, damit Bildschirmlesegeräte den Inhalt korrekt interpretieren können.
• Ausreichender Farbkontrast wird verwendet - Der Text sollte vor dem Hintergrund lesbar sein und den WCAG-Richtlinien für das Farbkontrastverhältnis entsprechen, um Nutzern mit Sehschwäche oder Farbenblindheit gerecht zu werden.

Bedienbar

Ein Dokument ist bedienbar, wenn alle Benutzer effizient darin navigieren können, unabhängig davon, wie sie mit der Technologie umgehen. Zu den wichtigsten Überlegungen, um PDFs bedienbar zu machen, gehören:

• Tastatur-Navigation - Die Benutzer müssen in der Lage sein, sich nur mit der Tastatur durch ein Dokument zu bewegen, ohne auf die Maus angewiesen zu sein, und zwar auf logische und sinnvolle Weise. Dies erfordert eine korrekte Anordnung der Registerkarten und Fokusindikatoren.
• Klare Dokumentenstruktur - PDFs sollten einer logischen Lesereihenfolge folgen und Überschriften, Listen und geeignete Tabellenauszeichnungen verwenden, die von unterstützenden Technologien korrekt interpretiert werden können.
• Konsistente Navigationselemente - Lesezeichen, Hyperlinks und Inhaltsverzeichnisse sollten gut strukturiert sein, damit die Nutzer schnell zu den relevanten Inhalten springen können.

Nachvollziehbar

PDF-Inhalte sollten verständlich sein, d. h. die Nutzer sollten den dargestellten Informationen leicht und ohne Verwirrung folgen können. Dies erfordert:

• Klare und vorhersehbare Layouts - Die Dokumente sollten eine einheitliche Struktur aufweisen und unnötige Komplexität bei der Formatierung vermeiden.
• Einfache, prägnante Sprache - Der Inhalt sollte in einfacher Sprache verfasst sein, wobei Jargon oder übermäßig technische Begriffe nach Möglichkeit vermieden werden sollten.
• Beschreibender Linktext - Anstelle eines vagen Textes wie "Klicken Sie hier" sollten die Links einen Kontext bieten, z. B. "Laden Sie den Leitfaden zur Barrierefreiheit (PDF) herunter".

Indem sie sich auf Klarheit und Vorhersehbarkeit konzentrieren, machen Organisationen Dokumente benutzerfreundlicher und verbessern das Verständnis für Personen mit kognitiven Behinderungen oder begrenzten digitalen Fähigkeiten.

Robuste

Ein robustes Dokument bleibt über verschiedene Geräte und Hilfstechnologien hinweg zugänglich. Um eine langfristige Zugänglichkeit zu gewährleisten, sollten PDFs:

• Standardisierte Tags verwenden - Die korrekte semantische Kennzeichnung gewährleistet die Kompatibilität mit Bildschirmlesegeräten und die Zukunftssicherheit im Hinblick auf den technologischen Fortschritt.
• Metadaten und Dokumenteigenschaften einbeziehen - Die Zuweisung eines Dokumenttitels, einer Sprache und anderer Metadaten hilft unterstützenden Technologien, das richtige Leseerlebnis zu bieten.
• PDF/UA-Standards befolgen - PDFs sollten mit den PDF/UA-Richtlinien (PDF/Universal Accessibility) übereinstimmen, um sicherzustellen, dass sie die international anerkannten Zugänglichkeitsanforderungen erfüllen.

Ein robustes Dokument ist zukunftssicher, d. h. es bleibt zugänglich, auch wenn sich die Technologien weiterentwickeln. Dies gewährleistet eine langfristige Nutzbarkeit und die Einhaltung der Normen für Barrierefreiheit.

Durch die Befolgung der POUR-Prinzipien und die Anwendung der PDF/UA-Standards können Unternehmen WCAG2ICT-konforme PDF-Dateien erstellen, die ein integratives Nutzererlebnis bieten. Diese bewährten Verfahren verbessern nicht nur die Zugänglichkeit, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, sodass digitale Inhalte für alle klarer und effizienter werden.

Auswirkungen von barrierefreien PDFs in der realen Welt

Die Gewährleistung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten geht über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinaus - sie verbessert die Benutzerfreundlichkeit, das Engagement und die Geschäftsergebnisse erheblich.

Durch die Einhaltung der WCAG2ICT-Richtlinien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre PDF-Dokumente von allen Zielgruppen genutzt werden können, wodurch die Inklusion gefördert und gleichzeitig das allgemeine Nutzererlebnis verbessert wird. Barrierefreie Dokumente verbessern nicht nur das Engagement, sondern stärken auch den Ruf der Marke und demonstrieren das Engagement für digitale Gleichberechtigung.

Praktische Schritte zur Erstellung barrierefreier PDFs

Die Erstellung barrierefreier PDFs erfordert die richtigen Werkzeuge, ein strukturiertes Design und gründliche Tests, um die Barrierefreiheit zu gewährleisten. Mit diesen bewährten Verfahren können Organisationen ihre digitalen Dokumente integrativer und benutzerfreundlicher gestalten.

Werkzeuge und Ressourcen

Die Verwendung der richtigen Werkzeuge ist der erste Schritt zur Gewährleistung der Barrierefreiheit. Verschiedene Softwarelösungen helfen bei der Erstellung, Prüfung und Korrektur von PDF-Dateien, um die Zugänglichkeitsstandards zu erfüllen. Zu den empfohlenen Werkzeugen gehören:

• Grackle Go - Ein kostenloser Online-PDF/UA-Validator, der umfassende PDF-Zugänglichkeitstests bietet.
• Grackle PDF - Die nächste Generation der Barrierefreiheitssoftware, die ein außergewöhnliches Werkzeug für Sanierer darstellt, die sich mit komplexen Herausforderungen der Barrierefreiheit auseinandersetzen müssen.
• Grackle Arbeitsbereich - Ein browserbasiertes Tool, das mit Google Workspace integriert ist, um die Ausgabe von Google Docs zugänglich zu machen.

Durch eine Kombination aus automatisierten Tools und manueller Überprüfung wird sichergestellt, dass die Dokumente vor der Veröffentlichung vollständig zugänglich sind.

Aufbau einer zugänglicheren digitalen Zukunft

Barrierefreie Dokumente sind für die Schaffung einer integrativen digitalen Welt unerlässlich. Durch die Einhaltung der PDF/UA- und WCAG2ICT-Grundsätze können Unternehmen sicherstellen, dass PDF-Dokumente für alle, auch für Menschen mit Behinderungen, nutzbar sind.

Jetzt ist es an der Zeit, der Barrierefreiheit Priorität einzuräumen. Unternehmen können damit beginnen, bestehende PDFs mit Werkzeugen wie Grackle Go und Grackle PDF zu prüfen und Best Practices für Dokumentenstruktur, Alt-Text und Lesbarkeit zu implementieren. Weitere Informationen finden Sie in den Zugänglichkeitslösungen von GrackleDocs, mit denen Sie die Einhaltung von Vorschriften optimieren und die Zugänglichkeit von Dokumenten verbessern können. Wenn wir heute aktiv werden, tragen wir zu einer gerechteren und benutzerfreundlicheren digitalen Zukunft für alle bei.

Das GrackleDocs-Team unterstützt Sie bei der einfachen Erstellung barrierefreier PDFs. Egal, ob Sie Tools, Schulungen oder fachkundige Anleitung benötigen, wir haben die Lösungen, die Sie auf Ihrem Weg zur Barrierefreiheit unterstützen.

Wenden Sie sich noch heute an unser Team um zu erfahren, wie GrackleDocs Ihnen helfen kann, Ihre Dokumente inklusiver und konformer zu gestalten. Lassen Sie uns gemeinsam eine besser zugängliche digitale Welt schaffen.