Grackle Suite CSU San Bernardino Case Study

Å skape en kultur for tilgjengelighet

De korte strekene

• Executive Order 1111 gir mandat til en proaktiv respons på implementering av universell utforming på tvers av hele California State University-systemet med 23 universiteter, under veiledning av Accessible Technology Initiative
• CSUSBs campus ATI søkte proaktivt etter en løsning som fakultetet og de ansatte raskt og enkelt kunne bruke for å gjøre utdata fra G Suite (Docs, Sheets og Slides) tilgjengelige
• Grackle Suite™ ble valgt og implementert på tvers av CSUSB fordi den tilbyr veiledet utbedring og eksport til PDF i én pakke, og grensesnittet tar brukerne enkelt gjennom prosessen. Fakultetet og de ansatte elsker hvor enkelt det gjør det å "rette opp ved opprettelsestidspunktet", så vel som i etterkant.
• Kulturen rundt universell utforming har nå fått en høyere profil på campus, og det på to forskjellige måter:
  • Hvis du er i Googles økosystem, har du Grackle Suite
  • Hvis du vil ha den enkleste tilgjengelige metoden for å lage en tilgjengelig PDF, har du Grackle Suite

Vår prat med Leon

Tilgjengelighetsutfordringen for hele CSU-systemet

Grackle: På nettstedet for universell utforming viser dere til Executive Order 1111. Var det den primære drivkraften bak søket etter og innføringen av Grackle?

Leon McNaught: Ja, det var det. EO 1111 er California State University Board of Trustees Policy on Disability Support and Accommodations. Fra denne EO har vi et kodet memorandum AA-2015-22 som styrer implementeringen av Accessible Technology Initiative i hele CSU-systemet. Vi har 23 studiesteder i hele delstaten.

ATI har tre hovedmål når det gjelder tilgjengelighet: Nettet, undervisningsmateriell og innkjøp av IKT.

Grackle hjelper campus med å oppfylle noen av suksessindikatorene for web og undervisningsmateriell. Det gir campusmedlemmene våre de verktøyene de trenger for å oppfylle kravene til universell utforming. Vi anbefaler Grackle til studenter, lærere og ansatte på grunn av brukervennligheten.

Hver campus må sende inn en årlig rapport om tilgjengelighetsteknologiinitiativet med 158 suksessindikatorer. Hver indikator er et målbart mål som er operasjonalisert med Capability Maturity Model, og hver indikator er gradert på en skala.

Målet er å bli "etablert" i forhold til de tre prioriterte områdene ovenfor. Det er dette som driver oss i arbeidet med å sørge for at vi har ressursene, verktøyene og kunnskapen som skal til for å gjøre innhold og systemer tilgjengelige.

Grackle hjelper oss med å oppnå fremgang på en rekke av disse suksessindikatorene, spesielt når det gjelder prioriteringen Undervisningsmateriell, og når det gjelder å tilby verktøy og bevissthet til alle som bor på campus.

Oppfyllelse av CSUSBs mål for tilgjengelighet

Hjelper Grackle fakultetet i G Suite-økosystemet ved CSUSB?

Ja. Grackle får folk til å gå gjennom universell utforming trinn for trinn. Fakultetet har ikke mye båndbredde - de er allerede overbelastet med det de må gjøre. Og selv om de støtter universell utforming, er energien de bruker på universell utforming for tiden reaktiv i stedet for proaktiv.

Når du er i tidsklemma, kan du ignorere noe helt til du ikke kan lenger. Med andre ord, alt er bra helt til Disability Services ringer og sier at det er en student som har fått et tilretteleggingsbrev - noe som gjør at fakultetet må gjøre alt de kan for å gjøre undervisningsmaterialet tilgjengelig.

Grackle er en viktig del av verktøykassen vår for å hjelpe dem, i tillegg til ansatte, divisjoner, avdelinger osv.

Men vi prøver å gjøre løsningen på dette til en fremtidsrettet tanke i stedet for en ettertanke. Fakultetet og de ansatte er nøkkelpersoner, for det er et prosjekt for å revidere alt undervisningsmateriell innen 2020, slik at vi kan gå fra fire kvartaler til tre semestre.

Og dette er en god mulighet til å bygge inn tilgjengelighet i materialet. Og vi kommer muligens til å gjøre noe med studentene senere.

Kan du utdype hvordan Grackle bidrar til å oppfylle målene dine for tilgjengelighet?

Målet vårt i Accessibility Services er å hjelpe studenter, lærere og ansatte ved å tilby bevissthet om universell utforming, støtte, beste praksis, opplæring og verktøy.

Grackle er et av verktøyene vi har funnet nyttige for å nå disse målene. I forbindelse med at fakultetene legger om pensum for semesteromleggingen, benytter vi denne muligheten til å øke bevisstheten rundt universell utforming av undervisningsmateriell.

Hva var hovedverdien eller det ledende prinsippet bak dette initiativet?

Lik tilgang til informasjon. Det er helt klart, i henhold til EO 1111.

Hva var din viktigste ambisjon da du tok i bruk Grackle?

Vi ønsket å ha et verktøy som vi kunne anbefale til folk som ikke er eksperter på universell utforming. Vi ville ha en reell mulighet for dem til å gjøre endringer på egen hånd.

Problemet

PROAKTIV VS REAKTIV: Å endre kulturen rundt tilgjengelighet

Hva var det største smertepunktet for deg?

Vi måtte endre kulturen på campus når det gjaldt universell utforming, fordi det alltid ble sett på som en slags negativ "vi har deg" - en reaktiv modell. Vi må endre det til en mer proaktiv modell med universell utforming/tilgjengelighet.

Når vi snakker med fakultetet, snakker vi alltid om UD - det handler om å endre narrativet - en endring i kulturen. Når du først har fått bevisstheten, slipper du den aldri ut av hodet ... og så går vi videre derfra.

Hva var de største hindringene dine?

Til å begynne med var det prisen, som alltid er en samtale. Grackles nye pris er det som virkelig har gjort det mulig for oss å komme langt. Nå er det egentlig ingen hindringer. Bruksområdet er der.

Var det noen andre viktige problemstillinger dere sto overfor?

Det er helt sikkert! Den enorme mengden materiale som krever en ny gjennomgang for å bli sanert, f.eks. de 16 000 nettsidene våre - et enormt potensial av utilgjengelig materiale når det gjelder digitalt innhold. Vi arkiverer noe av det, og det er her Grackle kommer inn i bildet.

The Solution Grackle Suite™.

Grackle Suite består av de eneste Google Add-Ons som kontrollerer og utbedrer utdata fra Google G Suite™ for å gjøre dem tilgjengelige. Grackle Docs™, Grackle Sheets™ og Grackle Slides™ muliggjør "utbedring ved opprettelsestidspunktet"... uten problemer.

• Grackle Docs har 22 kontroller mot etablerte WCAG 2.0- og PDF/UA-standarder.
• Grackle Sheets har 13 kontroller mot tilgjengelighetsstandarder, og inkluderer utdata til tilgjengelig HTML. Veiledet, visuell, trinnvis korrigering.
• Grackle Slides har 7 kontroller mot tilgjengelighetsstandarder = tilgjengelige presentasjoner.

Hvilke andre løsninger har du prøvd eller vurdert?

For Google Docs prøvde vi ikke noe. Det var ikke noe spesifikt. Vi gikk for PDF-utbedring i etterkant.

Hvordan fant du ut om Grackle?

Enten på CSUN eller på nettundersøkelser om tilgjengelighet, sannsynligvis ved å søke etter "document accessibility" eller "Google Docs accessibility". Grackle var på topprangeringen

Hvorfor Grackle Suite? Hvilke tilleggsprogrammer bruker du?

Brukervennlighet er #1-faktoren. Alle tre: Grackle Docs, Sheets og Slides

Kan du fortelle oss om beslutningsprosessen din?

Det var ganske enkelt. Vi var på utkikk etter verktøy. Jeg hadde nylig blitt ansatt som ATI-koordinator, og CSUSB spurte meg om løsninger. Jeg presenterte det for Samuel Sudhakar, CIO og VP for Info Technology Services, som var medsponsor for ATI. Vi kjørte en pilot.

Hvordan var kjøpsprosessen din?

Jeg lastet ned og kjørte den gratis 30-dagers prøveperioden. Jeg jobbet tett med Grackle, som ga meg fantastisk støtte som en tidlig kunde. Kjøpsprosessen var enkel. Og jeg ga Grackle noen råd om å skaffe en VPAT, noe de gjorde. Grackle holdt det enkelt.

Hvordan var støtten vår?

Veldig lydhør. Jeg trengte faktisk ikke så mye, bare noen få ting. Dere har rask, effektiv og ekte support. Ikke outsourcet. Helt friksjonsfritt. Det er mye å si å ha en kontaktperson du bare kan sende en e-post til, i stedet for en ticketing-prosess.

Resultatet

Økt bevissthet rundt dokumenttilgjengelighet i G Suite

Hvordan har vi løst hovedproblemene dine?

Grackle har bidratt til økt bevissthet om og en enkel løsning for tilgjengeliggjøring av G Suite-dokumenter. Grackle var først på banen med "gå gjennom, klikk på og bokstavelig talt fremhev dokumentelementer". Andre verktøy har nå fulgt etter Grackle med veiledet utbedring.

Hvem og hvor mange bruker Grackle?

Jeg vet faktisk ikke, siden alle kan bruke Grackle. Fokuset er på fakultetet (undervisningsmateriell) og de ansatte (institusjonelle rapporter og dokumenter). Tallene våre er kanskje ikke så store, men det vi ser, er effekten. Et eksempel: En ansatt la ut institusjonelle rapporter på nettet, og hadde prøvd å gjøre dem tilgjengelige i årevis. Hun tok i bruk Grackle. Og det var enkelt.

Hvilke Grackle-funksjoner var mest nyttige? Og hvorfor?

Veiledet utbedring er #1. Eksporter også til PDF ... og alt i én pakke. Jeg liker også måten den veileder deg gjennom prosessen på.

Når folk først er klar over tilgjengelighetskravene til PDF-filer, må vi gi dem den støtten de trenger for å gjøre noe med det. Når det gjelder PDF-tilgjengelighet, kreves det vanligvis et ganske dypt dykk for å gjøre noe med tilgjengeligheten.

Vår tilnærming er å gjøre innholdsskaperen oppmerksom på tilgjengelighetskravene, og deretter få dem til å fokusere på kildedokumentet før det konverteres til PDF. Grackle gjør denne prosessen enkel.

Hvordan er ting annerledes nå?

Tilgjengelighet har nå fått en høyere profil på campus. Vi gjør det på to forskjellige måter: 1) Hvis du er i Googles økosystem, har du Grackle Suite, og 2) Hvis du vil ha den enkleste tilgjengelige metoden for å lage en tilgjengelig PDF, har du Grackle Suite.

Det er slik jeg ser det, og vi har andre verktøy. Grackle slår to fluer i en smekk (for å si det sånn!): det originale kildedokumentet og den tilgjengelige PDF-filen i én og samme pakke. Grackle fylte et tomrom. Dere gjør alle de riktige tingene.

Og brukerne dine? Hva sier de?

De er enige med oss i at det er relativt enkelt å bruke. Noen ganger litt overrasket over at den gir deg en tilgjengelig PDF på slutten. DET SUGER IKKE!!!

Hvor kostnadseffektiv er Grackle Suite?

Prisstrukturen gjør det veldig, veldig vanskelig å ignorere Grackle hvis du bruker G Suite.

Distribusjon, bevisstgjøring og opplæring

Hvordan implementerte du Grackle? Individuell installasjon eller G Suite Admin-push til alle?

Push til alle og hviteliste.

Hvordan gjorde dere distribusjon og bevisstgjøring?

Da vi begynte i 2016, var det mange på campus som ikke engang var klar over utfordringene med å lage tilgjengelige PDF-filer. Vi var nettopp i ferd med å formulere vårt svar på digitalt innhold og trodde at de snart ville bli oppmerksomme på dette. Det tar tid før det blir tatt i bruk.

Så vi gjorde et pilotprosjekt i ett år. Vi la det ut på domenet for alle som ønsket å bruke det. Vi gjorde en del oppsøkende arbeid og bevisstgjøring. Først hengte vi ut en brosjyre og sa: "Vil du lære om dette? Så tok vi en målrettet tilnærming med noen få kontorer til å begynne med.

Og nå, 2,5 år senere?

Med knappe ressurser måtte vi rettferdiggjøre behovet for programvareverktøy. Satsingen vår på dette campus var bare i sin spede begynnelse for noen år siden. Med både programmets modenhet og den nye, strømlinjeformede prisen på Grackle er vi ikke i tvil om at dette verktøyet er et viktig tilskudd til vårt tilgjengelighetsrepertoar.

Vi har både Office 365 og Google Docs. Microsoft har gjort mye for å forbedre tilgjengelighetsfunksjonaliteten i den nyeste versjonen av Office, blant annet med en forbedret tilgjengelighetssjekk.

For G Suite bruker vi Grackle til å tilby tilgjengelighetskontroll og veiledet utbedring for de campusdeltakerne som tar initiativ til å forbedre materialet sitt på egen hånd.

Hvordan håndterte du opplæringen?

Vi tilbød månedlige, faste kurs gjennom Staff Development Center. Vi la ut en kort video på nettet for å vise hvordan man bruker Grackle-grensesnittet. Vi lagde også et veiledningsark om hvordan man får tilgang til Grackle for første gang.

Grackle er nå en del av en pakke med verktøy. Hver gang vi er ute og promoterer tilgjengelighet, nevner vi Grackle som et av verktøyene som kan hjelpe.

Om CSUSB

www.csusb.edu

• ~Ca. 20 000 studenter, over 2 000 ansatte og lærere
• G Suite er tilgjengelig for alle fakultetsansatte, ansatte og studenter
• 86% av studenter fra San Bernardino og Riverside counties
• 61% hunn. 39% hann
• Avspeiler det dynamiske mangfoldet i regionen. 63% av studentene er latinamerikanske
• Nest flest afroamerikanere og latinamerikanere av alle offentlige universiteter i California. 70% av de nyutdannede er de første i sin familie som gjør det
• Blant de beste høyskolene og universitetene i det vestlige USA, ifølge The Princeton Review, Forbes og U.S. News and World Report
• En av "Amerikas kuleste skoler" - The Sierra Club

Grackle Suite

Hvem er GrackleDocs?

GrackleDocs Inc. er et privat kanadisk selskap som utelukkende fokuserer på å skape innovativ tilgjengelighetsprogramvare for Google Workspace. Og før vi startet Grackling, hadde vi mange års erfaring med å utvikle, markedsføre og selge bransjeledende løsninger for tilgjengelige elektroniske dokumenter i store volumer, globalt.