Hvorfor tilgjengelige dokumenter er viktige: En veiledning til WCAG-standarder for PDF-filer

I henhold til CDChar 27% av alle voksne, eller omtrent én av fire, en funksjonsnedsettelse, og Adobe rapporterer at over 90% av eksisterende PDF-filer mangler full tilgjengelighet, noe som skaper store utfordringer for personer med nedsatt funksjonsevne. Tenk deg at du prøver å lese et viktig dokument eller fylle ut et viktig skjema på nettet, men oppdager at skjermleseren din ikke kan tolke teksten, at layouten er uoversiktlig eller at viktig informasjon er helt utilgjengelig. For millioner av mennesker med nedsatt funksjonsevne er dette ikke bare en frustrasjon, men et betydelig hinder for uavhengighet og deltakelse.

Tilgjengelige dokumenter er avgjørende for inkludering, og sikrer at alle, uavhengig av funksjonsevne, kan lese, navigere og samhandle med digitalt innhold. Retningslinjene for tilgjengelig webinnhold (WCAG) utgjør det globale rammeverket for å gjøre webinnhold mer tilgjengelig. Ved å følge WCAG-prinsippene kan organisasjoner også forbedre tilgjengeligheten og brukervennligheten til digitale dokumenter, for eksempel PDF-filer, oppfylle juridiske krav og fremme en mer inkluderende digital opplevelse for alle.

Hvordan dokumenttilgjengelighet skiller seg fra webtilgjengelighet

Webtilgjengelighet fokuserer på å sikre at nettsteder er tilgjengelige for alle brukere, mens dokumenttilgjengelighet sikrer at nedlastbare filer - for eksempel rapporter, skjemaer og veiledninger - er like tilgjengelige. For å oppnå full tilgjengelighet bør alle dokumenter som er tilgjengelige for nedlasting, også være tilgjengelige. WCAG regulerer imidlertid ikke eksplisitt PDF-tilgjengelighet fra et strukturelt synspunkt - dette faller inn under PDF/UA (ISO 14289), den internasjonale standarden for tilgjengelige PDF-filer. Ved å innlemme veiledning fra WCAG2ICT, som forklarer hvordan WCAG skal brukes på informasjons- og kommunikasjonsteknologi som ikke er på nettet, for eksempel PDF-filer, får man informasjon om hvordan innhold og designvalg i et dokument kan være tilgjengelig utover struktur og metadata.

Merk: Denne artikkelen fungerer som en generell veiledning for å forklare disse standardene, men dekker ikke alle tekniske krav eller implementeringsdetaljer for PDF/UA.

Forståelse av tilgjengelighet

Hva er dokumenttilgjengelighet?

Dokumenttilgjengelighet handler om å utforme og strukturere digitale dokumenter slik at de enkelt kan leses, navigeres og forstås av alle brukere, inkludert personer med nedsatt funksjonsevne. Dette innebærer å sikre at PDF-filer, Word-dokumenter, regneark og presentasjoner er kompatible med hjelpeteknologier som skjermlesere, tekst-til-tale-programvare og alternative inndataenheter.

For personer med nedsatt syn kan dette innebære å legge til alternativ tekst for bilder og sørge for at teksten er lesbar med høy kontrast. For personer med motoriske funksjonsnedsettelser betyr det å lage dokumenter som kan navigeres helt og holdent via tastaturkommandoer. Personer med kognitive funksjonsnedsettelser kan også dra nytte av tilgjengelige dokumenter, med tydelig formatering, enkelt språk og en logisk leserekkefølge.

I tillegg til å oppfylle lovpålagte krav fremmer tilgjengelige dokumenter likeverd og inkludering, slik at brukere med nedsatt funksjonsevne kan få tilgang til informasjon på egen hånd. Enten det dreier seg om en håndbok for ansatte, et skjema eller markedsføringsmateriell, sikrer tilgjengelige dokumenter at alle kan ta del i digitalt innhold uten hindringer.

Omfanget av tilgjengelighet i digitale dokumenter

Digital tilgjengelighet er ikke begrenset til én type funksjonsnedsettelse - den må ta hensyn til et bredt spekter av behov. Noen viktige områder inkluderer:

• Synshemminger: Brukere kan være avhengige av skjermlesere, forstørrelsesverktøy eller innstillinger med høy kontrast for å lese innholdet. Dårlig strukturerte PDF-filer kan gjøre det vanskelig eller umulig å navigere.
• Hørselshemming: Døve og hørselshemmede har behov for teksting av lydinnhold og transkripsjoner av multimediamateriale.
• Kognitive funksjonsnedsettelser: Personer med dysleksi, ADHD, psykiske vansker, autisme eller lærevansker kan ha nytte av oversiktlig layout, forenklet språk og strukturerte overskrifter for å lette forståelsen.
• Motoriske funksjonsnedsettelser: Brukere med begrenset bevegelighet navigerer ofte ved hjelp av tastatur eller tekniske hjelpemidler. Dårlig formaterte dokumenter med feil tabulatorrekkefølge eller utilgjengelige skjemafelt kan være et stort hinder.

I digital kommunikasjon er inkludering ikke bare et moralsk eller juridisk krav, men også en god forretningside. Selskaper som prioriterer tilgjengelighet, når ut til et større publikum og bidrar til å sikre at så mange brukere som mulig får tilgang til markedsføringsmateriell, rapporter og instruksjonsressurser. I markedsundersøkelser og reklamekommunikasjon er tilgjengelighet også et viktig aspekt, siden det gjør det mulig for merkevarer å samhandle meningsfylt med mange målgrupper og tilfredsstille behovene til alle forbrukere.

Viktigheten av WCAG-standarder

World Wide Web Consortium (W3C) opprettet WCAG for å skape en global målestokk for digital tilgjengelighet. WCAG 1.0 ble opprinnelig presentert i 1999, og reglene har blitt endret for å gjenspeile den tekniske utviklingen og sikre at digital informasjon er tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne.

• WCAG 1.0 (1999): Fokuserte på HTML-basert innhold og la vekt på tekstalternativer for bilder og multimedia.
• WCAG 2.0 (2008): Innførte fire kjerneprinsipper - Perceivable, Operable, Understandable og Robust (POUR) - som gir en mer strukturert tilnærming til universell utforming.
• WCAG 2.1 (2018): Lagt til veiledning for mobiltilgjengelighet, kognitive funksjonshemminger og svaksynte brukere, noe som gjenspeiler den økende bruken av digitale plattformer på tvers av enheter.
• WCAG 2.2 (2023): WCAG 2.1 er utvidet med nye suksesskriterier for å forbedre tilgjengeligheten for brukere med kognitive funksjonsnedsettelser, lærevansker, nedsatt syn og begrenset mobilitet. De viktigste oppdateringene omfatter forbedrede fokusindikatorer, krav til dra-og-slipp-funksjonalitet og ytterligere veiledning om tilgjengelig autentisering for å redusere avhengigheten av hukommelsesbaserte oppgaver. Disse oppdateringene har som mål å gjøre digitalt innhold mer inkluderende og brukervennlig på tvers av et bredere spekter av evner og enheter.

Prinsippene og konseptene i WCAG fungerer som en global målestokk for samsvar med universell utforming på tvers av nettsteder, apper og digitale dokumenter, inkludert PDF-filer.

Hvordan gjelder standarder og retningslinjer for PDF-filer?

PDF-filer er et av de mest brukte dokumentformatene i næringslivet, i utdanningssystemet og i offentlig kommunikasjon, men de byr på unike utfordringer når det gjelder universell utforming. PDF-filer mangler ofte riktig tagging, logisk leserekkefølge og alternativ tekst for elementer som ikke er tekst, noe som gjør dem vanskelige å tolke for hjelpeteknologier.

PDF/UA er en internasjonal standard for universell utforming som gir et rammeverk for å sikre at en PDF-fil er universelt tilgjengelig (UA) med alle hjelpemidler. PDF/UA stiller krav til dokumentets struktur, for eksempel

• Riktig strukturerte overskrifter og tagger for å støtte skjermlesere.
• Beskrivende alternativ tekst for bilder, diagrammer og grafikk.
• Tastaturnavigering, slik at brukerne kan samhandle med innholdet uten mus.

Selv om WCAG2ICT (veiledning fra W3C om anvendelse av WCAG på generell IKT, inkludert PDF-filer) inneholder flere teknikker for tilgjengelighet, finnes det områder der PDF/UA alene ikke er helt i tråd med WCAG-prinsippene. Det gjelder for eksempel

• Krav til fargekontrast - PDF/UA krever ikke tilstrekkelige kontrastforhold for lesbarhet, noe som er et viktig WCAG-kriterium for brukere med nedsatt syn.
• Teksting og transkripsjoner for multimedia - PDF/UA tar ikke hensyn til behovet for synkronisert teksting eller transkripsjoner for innebygd lyd og video, noe WCAG anser som essensielt for døve og hørselshemmede brukere.
• Identifisering av feil og hjelp ved inntasting - Skjemaer i PDF-filer kan merkes for tilgjengelighet i henhold til PDF/UA, men WCAG setter en høyere standard ved å kreve tydelig feilidentifikasjon, forslag til korrigeringer og inndatahjelp for brukere med kognitive funksjonsnedsettelser.

Mens PDF/UA sikrer teknisk samsvar med hjelpeteknologier, går WCAG enda lenger ved å fokusere på persepsjon, brukervennlighet og interaksjon. For å skape virkelig tilgjengelige PDF-filer bør organisasjoner ta hensyn til begge standardene, slik at dokumentene ikke bare er teknisk lesbare, men også funksjonelt brukbare for alle målgrupper.

Så, hva med WCAG? 

Selv om WCAG er skrevet eksplisitt for nettinnhold, kan prinsippene i WCAG også brukes i dokumenter. Som navnet sier, gjelder WCAG innholdet på et nettsted. Når en PDF-fil plasseres på et nettsted eller lenkes til fra et nettsted, blir den en del av innholdet på nettstedet og må støtte WCAGs veiledende prinsipper: oppfattbar, brukbar, forståelig og robust.

Praksisen med å anvende WCAG-prinsippene på PDF-filer og andre digitale dokumenter kalles WCAG2ICT. Det er viktig at vi bruker både PDF/UA og WCAG2ICT for at alle PDF-dokumenter som skal brukes på nettet eller i en digital setting, skal være tilgjengelige.

WCAG-prinsipper + PDF-dokument = WCAG2ICT

Å ignorere PDF/UA og WCAG2ICT for PDF-filer på nettet kan få juridiske konsekvenser. I henhold til lover som f.eks:

• Loven om amerikanere med nedsatt funksjonsevne (ADA): Virksomheter må sørge for at det digitale innholdet er tilgjengelig, ellers risikerer de søksmål og bøter.
• Seksjon 508 (USA): Føderale etater og organisasjoner som mottar offentlig støtte, må oppfylle strenge krav til universell utforming.
• Den europeiske tilgjengelighetsloven (EAA): Håndhever standarder for tilgjengelighet for virksomheter som opererer i EU.
• Loven om et tilgjengelig Canada (ACA): Krever at føderalt regulerte organisasjoner sørger for at digitalt innhold, inkludert PDF-filer, er tilgjengelig.
• Lov om tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne i Ontario (AODA) (Canada): Pålegger offentlige og private organisasjoner i Ontario å oppfylle kravene til universell utforming, blant annet når det gjelder dokumenter.
• Disability Discrimination Act (DDA) (Australia): Krever at bedrifter og offentlige enheter gjør rimelige tilpasninger for å sikre lik tilgang, med et oppdatert rådgivende notat fra den australske menneskerettighetskommisjonen som anbefaler samsvar med PDF/UA for PDF-filer på nettet.

Manglende overholdelse kan resultere i:

• Bøter og saksomkostninger i forbindelse med søksmål om tilgjengelighet.
• Tapt kontrakter med offentlige etater og selskaper som krever samsvar med universell utforming.
• Skader på omdømmet, noe som fører til tap av forbrukernes tillit og forretningsmuligheter.

Manglende overholdelse kan også føre til skade på omdømmet og tapte forretningsmuligheter, noe som gjør WCAG og andre viktige standarder som PDF/UA avgjørende for risikoreduksjon.

Viktige WCAG2ICT-prinsipper som er relevante for PDF-filer

Retningslinjene for nettinnhold er bygget opp rundt fire kjerneprinsipper: Oppfattelig, brukbar, forståelig og robust (POUR). Ved å bruke disse prinsippene på PDF-filer sikrer man at de er optimalisert og strukturert for tilgjengelighet, slik at personer som bruker hjelpeteknologi, kan navigere og forstå innholdet på en effektiv måte.

Oppfattelig

For at innholdet skal være tilgjengelig, må det kunne oppfattes av alle brukere, inkludert brukere med syns-, hørsels- eller kognitive funksjonsnedsettelser. I PDF-filer betyr dette for eksempel å sikre at:

• Tekstalternativer er tilgjengelige - Bilder, diagrammer og andre elementer som ikke er tekst, bør ha en alternativ tekst (alt-tekst) som beskriver formålet eller betydningen av dem.
• Innholdet er tilpasningsdyktig - PDF-filer bør være strukturert med riktig merkede overskrifter, lister og tabeller, slik at skjermlesere kan tolke innholdet nøyaktig.
• Tilstrekkelig fargekontrast er brukt - Teksten skal være lesbar mot bakgrunnen og oppfylle WCAGs retningslinjer for fargekontrastforhold, slik at brukere med nedsatt syn eller fargeblindhet kan bruke den.

Operable

Et dokument er brukbart når alle brukere kan navigere i det på en effektiv måte, uavhengig av hvordan de samhandler med teknologien. Viktige faktorer for å gjøre PDF-filer brukbare er blant annet

• Tastaturnavigasjon - Brukerne må kunne bevege seg gjennom et dokument kun ved hjelp av tastaturet, uten å være avhengig av musen, og de må kunne gjøre dette på en logisk og meningsfull måte. Dette krever riktig tabulatorrekkefølge og fokusindikatorer.
• Tydelig dokumentstruktur - PDF-filer bør følge en logisk leserekkefølge, med overskrifter, lister og passende tabellmarkering som hjelpeteknologier kan tolke korrekt.
• Konsekvente navigasjonselementer - Bokmerker, hyperkoblinger og innholdsfortegnelser bør være godt strukturert, slik at brukerne raskt kan hoppe til relevant innhold.

Forståelig

PDF-innhold skal være forståelig, noe som betyr at brukerne enkelt kan følge informasjonen som presenteres, uten å bli forvirret. Dette er et krav:

• Tydelig og forutsigbar layout - Dokumenter bør ha en konsekvent struktur, og unødvendig kompleks formatering bør unngås.
• Enkelt og konsist språk - Innholdet bør skrives i et enkelt språk, og man bør unngå sjargong eller overdrevent tekniske termer der det er mulig.
• Beskrivende lenketekst - I stedet for vage tekster som "Klikk her", bør lenkene gi en kontekst, for eksempel "Last ned tilgjengelighetsveiledningen (PDF)".

Ved å fokusere på klarhet og forutsigbarhet kan organisasjoner gjøre dokumentene mer brukervennlige og forbedre forståelsen for personer med kognitive funksjonshemminger eller begrensede digitale ferdigheter.

Robust

Et robust dokument forblir tilgjengelig på tvers av ulike enheter og hjelpeteknologier. For å sikre tilgjengelighet på lang sikt bør PDF-filer:

• Bruk standardiserte tagger - Riktig semantisk tagging sikrer kompatibilitet med skjermlesere og fremtidssikring mot teknologiske fremskritt.
• Inkluder metadata og dokumentegenskaper - Ved å tilordne et dokument tittel, språk og andre metadata hjelper du hjelpeteknologiene med å gi den riktige leseopplevelsen.
• Følg PDF/UA-standarder - PDF-filer bør være i tråd med PDF/UA-retningslinjene (PDF/UA), slik at de oppfyller internasjonalt anerkjente krav til tilgjengelighet.

Et robust dokument er fremtidsrettet, noe som betyr at det forblir tilgjengelig selv om teknologien utvikler seg. Dette sikrer langsiktig brukervennlighet og samsvar med tilgjengelighetsstandarder.

Ved å følge POUR-prinsippene og bruke PDF/UA-standardene kan organisasjoner lage WCAG2ICT-kompatible PDF-filer som gir en inkluderende brukeropplevelse. Disse beste praksisene forbedrer ikke bare tilgjengeligheten, men øker også brukervennligheten, noe som gjør digitalt innhold tydeligere og mer effektivt for alle.

Virkelige konsekvenser av tilgjengelige PDF-filer

Å sikre at PDF-filer er tilgjengelige er mer enn bare overholdelse av lover og regler - det forbedrer brukeropplevelsen, engasjementet og forretningsresultatene betydelig.

Ved å følge WCAG2ICT-veiledningen kan organisasjoner sikre at PDF-filene deres kan brukes av alle målgrupper, noe som fremmer inkludering og samtidig forbedrer den generelle brukeropplevelsen. Tilgjengelige dokumenter bidrar ikke bare til økt engasjement, men styrker også omdømmet til merkevaren og viser at man er opptatt av digital likestilling.

Praktiske trinn for å lage tilgjengelige PDF-filer

Å lage tilgjengelige PDF-filer krever de riktige verktøyene, strukturert design og grundig testing for å sikre at de er tilgjengelige. Ved å følge disse beste fremgangsmåtene kan organisasjoner gjøre sine digitale dokumenter mer inkluderende og brukervennlige.

Verktøy og ressurser

Å bruke de riktige verktøyene er det første steget mot å sikre tilgjengelighet. Ulike programvareløsninger hjelper deg med å opprette, kontrollere og korrigere PDF-filer slik at de oppfyller tilgjengelighetsstandardene. Anbefalte verktøy inkluderer:

• Grackle Go - En gratis PDF/UA-validator på nett som tilbyr omfattende testing av PDF-tilgjengelighet.
• Grackle PDF - Neste generasjon programvare for universell utforming er et enestående verktøy for utbedrere som sliter med komplekse utfordringer knyttet til universell utforming.
• Grackles arbeidsområde - Et nettleserbasert verktøy som integreres med Google Workspace for å gjøre utdata fra Google Dokumenter tilgjengelige.

En kombinasjon av automatiserte verktøy og manuell gjennomgang sikrer at dokumentene er fullt tilgjengelige før publisering.

Bygg en mer tilgjengelig digital fremtid

Tilgjengelige dokumenter er avgjørende for å skape en inkluderende digital verden. Ved å følge PDF/UA- og WCAG2ICT-prinsippene kan organisasjoner sikre at PDF-filer er brukbare for alle, inkludert personer med funksjonsnedsettelser.

Nå er det på tide å prioritere tilgjengelighet. Organisasjoner kan begynne med å revidere eksisterende PDF-filer ved hjelp av verktøy som Grackle Go og Grackle PDF, og implementere beste praksis for dokumentstruktur, alternativ tekst og lesbarhet. For ytterligere veiledning kan du utforske GrackleDocs' tilgjengelighetsløsninger for å effektivisere samsvar og forbedre dokumenttilgjengeligheten. Ved å ta grep i dag bidrar vi til en mer rettferdig og brukervennlig digital fremtid for alle.

GrackleDocs-teamet er her for å hjelpe deg med å lage fullt tilgjengelige PDF-filer på en enkel måte. Enten du trenger verktøy, opplæring eller ekspertveiledning, har vi løsningene du trenger for å oppnå universell utforming.

Ta kontakt med teamet vårt i dag for å finne ut hvordan GrackleDocs kan bidra til å gjøre dokumentene dine mer inkluderende og kompatible. La oss bygge en mer tilgjengelig digital verden - sammen.