Hva er PDF-sanering, og hvorfor er det viktig?

GrackleDocs jobber med digital tilgjengelighet, og vi snakker mye om PDF-utbedring. Men hva betyr det egentlig?

Hva er PDF-sanering?

PDF-sanering er prosessen med å sikre at PDF-dokumenter er tilgjengelige til personer med nedsatt funksjonsevne, spesielt de som bruker hjelpemidler for å få tilgang til digitalt innhold. PDF-utbedring innebærer å gjennomgå PDF-dokumentet for å identifisere tilgjengelighetsproblemer og gjøre de nødvendige endringene for å forbedre tilgjengeligheten.

Noen av de vanligste tilgjengelighetsproblemene som krever utbedring i PDF-filer, er blant annet:

1. Mangel på alternativ tekst for bilder: Bilder i et PDF-dokument trenger alternative tekstbeskrivelser som gir en tekstbasert beskrivelse av det visuelle innholdet, slik at personer som bruker skjermlesere kan forstå hva bildet formidler.
2. Feil leserekkefølge: PDF-dokumenter bør være strukturert i en logisk leserekkefølge, slik at personer som bruker hjelpemidler, kan forstå innholdet i riktig rekkefølge.
3. Utilgjengelige skjemaer: Skjemaer i PDF-dokumenter bør utformes slik at de er tilgjengelige for hjelpemidler, slik at personer som bruker hjelpemidler kan fylle dem ut.
4. Utilgjengelige tabeller: Tabeller i PDF-dokumenter bør utformes slik at de er tilgjengelige for hjelpemidler, slik at personer som bruker hjelpemidler, kan forstå innholdet.

PDF-utbedring kan gjøres ved hjelp av ulike verktøy og teknikker, inkludert manuell utbedring, automatiserte verktøy og tredjepartstjenester. Målet med PDF-sanering er å sikre at PDF-dokumentet er tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsevne, slik at de kan få full tilgang til og forstå innholdet i dokumentet.

Få en gratis, uforpliktende konsultasjon om PDF-sanering fra verdens ledende PDF-tilgjengelighetstjeneste ved å fylle ut skjemaet her.

Hva betyr det å utbedre et dokument?

Å sanere et dokument betyr å forbedre tilgjengeligheten og brukervennlighet for personer med nedsatt funksjonsevne. Utbedring innebærer å identifisere og utbedre tilgjengelighetsbarrierer i dokumentet, slik at personer med nedsatt funksjonsevne kan få tilgang til og bruke innholdet i dokumentet.

Utbedring kan involvere ulike teknikker og verktøy, avhengig av dokumenttype og hvilke tilgjengelighetsbarrierer som må utbedres. For å utbedre et PDF-dokument kan det for eksempel være nødvendig å legge til alternative tekstbeskrivelser for bilder, omstrukturere leserekkefølgen og sørge for at tabeller og skjemaer er tilgjengelige for hjelpemidler.

Saneringsprosessen omfatter vanligvis følgende trinn:

1. Evaluering: Gå gjennom dokumentet for å identifisere tilgjengelighetsbarrierer og finne ut hvilke utbedringsteknikker som er nødvendige.
2. Planlegging: Utvikle en plan for utbedring som beskriver teknikkene og verktøyene som skal brukes for å fjerne tilgjengelighetsbarrierene.
3. Utbedring: Bruk de planlagte teknikkene og verktøyene for å utbedre dokumentet og sikre at det er tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne.
4. Testing: Test det utbedrede dokumentet for å sikre at det er fullt tilgjengelig og kan brukes av personer med nedsatt funksjonsevne.
5. Bekreftelse: Verifiser tilgjengeligheten til det utbedrede dokumentet ved hjelp av testverktøy, som AbleDocs' ADScan, og hjelpemidler.

Ved å utbedre et dokument kan bedrifter og organisasjoner sørge for at innholdet er tilgjengelig for alle, også personer med nedsatt funksjonsevne. Dette fremmer inkludering, mangfold og likeverd, og sikrer at ingen blir utestengt fra tilgang til viktig informasjon og tjenester.

Få en gratis, uforpliktende konsultasjon om PDF-sanering fra verdens ledende PDF-tilgjengelighetstjeneste ved å fylle ut skjemaet her.

Hvordan løser jeg problemer med PDF-tilgjengelighet?

Her er noen tiltak for å løse problemet Problemer med PDF-tilgjengelighet:

1. Identifiser tilgjengelighetsproblemene: Det første trinnet i arbeidet med å løse tilgjengelighetsproblemer i PDF-filer er å identifisere de spesifikke tilgjengelighetsbarrierene som må løses. Dette kan gjøres ved hjelp av evalueringsverktøy for tilgjengelighet, for eksempel Adobe Acrobats Accessibility Checker eller tredjepartsverktøy for tilgjengelighetstesting.
2. Adresser bilder og grafikk: Sørg for at alle bilder og all grafikk i PDF-filen har alternative tekstbeskrivelser som gir en nøyaktig beskrivelse av innholdet i bildet for personer som bruke skjermlesere.
3. Adresse leserekkefølge: Sørg for at leserekkefølgen i PDF-filen er logisk og følger en meningsfull rekkefølge. Dette kan gjøres ved hjelp av verktøyet for leserekkefølge i Adobe Acrobat.
4. Adressetabeller: Sørg for at tabellene i PDF-filen er riktig merket og har passende overskriftsceller, slik at personer som bruker tekniske hjelpemidler, kan forstå innholdet i tabellen.
5. Adresseskjemaer: Sørg for at alle skjemafelt i PDF-filen er merket på riktig måte og har passende etiketter og instruksjoner, slik at personer som bruker tekniske hjelpemidler, kan fylle ut skjemaet.
6. Bruk tydelige og lesbare skrifttyper: Bruk skrifttyper som er lette å lese og forstå, og unngå å bruke fancy skrifttyper eller skrifttyper som er vanskelige å lese.
7. Legg til bokmerker og lenker: Legg til bokmerker og lenker i PDF-dokumentet for å gjøre det enklere for brukerne å navigere i dokumentet.
8. Test PDF-filen: Test PDF-filen ved hjelp av hjelpemidler, for eksempel skjermlesere og talegjenkjenningsprogramvare, for å sikre at tilgjengelighetsproblemene er løst og at dokumentet er fullt tilgjengelig.

Få en gratis, uforpliktende konsultasjon om PDF-sanering fra verdens ledende PDF-tilgjengelighetstjeneste ved å fylle ut skjemaet her.

Hvordan kan jeg forbedre PDF-tilgjengeligheten?

La oss se på noen av de vanligste elementene i en PDF-fil og hvorfor de er så viktige.

Overskrifter

Som navigasjonsverktøy hjelper overskrifter (H1, H2, H3 osv.) med å organisere dokumenter og informere leserne om hva de inneholder.

Overskrifter bidrar til å gjøre innholdet mer forståelig for personer med hjelpemidler ved å dele det inn i lettfordøyelige seksjoner og skape landemerker for navigering i dokumentet. I tillegg kan personer som bruker hjelpemidler, velge å bare lese overskriftene i et dokument, slik at de vet hva dokumentet inneholder.

En PDF-fil uten overskrifter vil føre til at hjelpemiddelbrukere må lese hver eneste linje i dokumentet for å finne det de leter etter.

Lenker

Når du oppretter en PDF-fil, kan du ha lagt til lenker som brukerne kan bruke til å finne ut mer om et bestemt emne. Disse lenkene må merkes som lenker når du korrigerer dem.

Hvis du ikke angir hvor en lenke fører, er det ikke sikkert at sluttbrukerne skjønner at de forlater dokumentet eller hvor de havner.

Lister

Lister må merkes på en bestemt måte for å unngå at hvert enkelt element fremstår som en rekke urelaterte ord uten sammenheng.

Når en liste er korrekt tagget, informeres sluttbrukeren om antall elementer i listen og hvor de befinner seg i listen.

Tabeller

Generelt kan tabeller være utfordrende å forstå med hjelpemidler. Hver celle må refereres til med rad og kolonne, men det kan være nødvendig med ytterligere informasjon for å forstå dataene riktig. Det kan for eksempel være nødvendig å identifisere kolonne- og radoverskrifter for å gjøre det enklere å navigere i dataene.

Bilder

For hjelpemidler for å lese bilder, trenger de alternativ tekst (alt-tekst).

Den alternative teksten formidler "hvorfor" et bilde er relatert til innholdet i et dokument. Det er i hovedsak bildet som beskrives med ord som leses opp av hjelpemidler, for eksempel skjermlesere, og indekseres av søkemotorer.

Et bilde som mangler alt-tekst i en PDF-fil, leses som et bilde eller en grafikk, men det gis ingen ytterligere kontekst eller informasjon.

Hvis bildet bare er dekorativt, trenger det ikke alt-tekst, men må i stedet plasseres i artefaktet dokumentets tagger. Disse elementene kan omfatte, men er ikke begrenset til:

• Bakgrunnsbilder
• Bokser
• Gjentatte logoer
• Designelementer som linjer, sirkler og firkanter

Leserekkefølge

Når det gjelder leserekkefølge, er det som det heter - du angir i hvilken rekkefølge elementene i dokumentet skal leses. Hvis PDF-filen din mangler en identifisert leserekkefølge, vil ikke hjelpemidler forstå hvordan de skal navigere nedover på siden, noe som fører til en rotete og inkonsekvent sluttbrukeropplevelse.

Selv om dokumentet har en leserekkefølge, er det viktig å kontrollere at det leses slik du som innholdsskaper ønsker.

Er du klar til å utbedre dokumentene dine? Få en gratis, uforpliktende konsultasjon om PDF-sanering fra verdens ledende PDF-tilgjengelighetstjeneste ved å fylle ut skjemaet her.