Å sørge for at dokumenter er tilgjengelige for alle brukere, er en strategisk forretningsbeslutning og et tegn på etisk lederskap. Prioritering av tilgjengelighet skaper tillit, engasjement og inkludering, og styrker bedriftens forpliktelse til samfunnsansvar.
Tilgjengelighet forbedrer omdømmet til merkevaren, fremmer forretningsvekst og sikrer overholdelse av lover og regler. Organisasjoner som tar proaktive skritt for å skape inkluderende dokumenter, kan utvide rekkevidden sin, redusere risikoen og vise vei innen inkluderende kommunikasjon.
Hvorfor inkluderende dokumenter er viktige
Når dokumenter ikke er utformet med tanke på tilgjengelighet, kan de skape alvorlige barrierer for personer med nedsatt funksjonsevne. For eksempel kan en synshemmet bruker slite med å lese et PDF-dokument hvis det mangler riktig tagging eller alternativ tekst for bilder. En person med nedsatt bevegelsesevne kan ha problemer med å navigere i et dokument som ikke har støtte for tastaturkontroll. Utilgjengelige dokumenter ekskluderer brukere, noe som gjør det vanskeligere for dem å få tilgang til informasjon, fylle ut skjemaer eller samhandle med virksomheter og tjenester.
Tilgjengelige dokumenter forbedrer brukeropplevelsen for alle brukere ved å sørge for at innholdet kan leses, forstås og navigeres enkelt. Skjermlesere hjelper synshemmede brukere ved å konvertere tekst til tale, men de er avhengige av godt strukturerte dokumenter med tydelige overskrifter, merkede bilder og logisk leserekkefølge. Alternativ tekst gir beskrivelser av bilder, slik at de blir meningsfulle for dem som ikke kan se dem.
Juridisk og etisk ansvar
I mange land er det også lovpålagt å sørge for at dokumenter er tilgjengelige. I Retningslinjer for tilgjengelighet til webinnhold (WCAG) sette internasjonale standarder for digital tilgjengelighet til nettinnhold, mens PDF/UA (universell tilgjengelighet) definerer beste praksis for tilgjengelige PDF-filer.
I Storbritannia er Likestillingsloven 2010 krever at bedrifter og offentlige tjenester foretar rimelige tilpasninger for funksjonshemmede brukere, blant annet ved å tilby tilgjengelige dokumenter. I USA er Lov om amerikanske borgere med nedsatt funksjonsevne (ADA) krever at bedrifter og offentlige virksomheter sørger for at det digitale innholdet deres er tilgjengelig, og anerkjenner nettbasert tilgjengelighet som en forlengelse av retten til lik tilgang. I EU er Den europeiske tilgjengelighetsloven (EAA) stiller lignende krav, og krever at digitale tjenester, inkludert nettsteder og dokumenter, oppfyller tilgjengelighetsstandarder for å gi alle brukere lik tilgang. I Australia er Diskrimineringsloven av 1992 om funksjonshemmede krever at organisasjoner gjør rimelige tilpasninger for å sikre likebehandling. Et kommende rådgivende notat fra den australske menneskerettighetskommisjonen, som er ventet denne måneden, vil anbefale at organisasjoner oppfyller PDF/UA-standarder for PDF-filer for å unngå rettstvister, noe som ytterligere forsterker viktigheten av å overholde kravene til digital tilgjengelighet.
Utover overholdelse av lover og regler, inkluderende dokumenter viser at bedriften tar samfunnsansvar (CSR). Bedrifter som prioriterer tilgjengelighet, viser at de verdsetter mangfold og inkludering, noe som styrker omdømmet deres og skaper tillit blant kunder, ansatte og samarbeidspartnere.
Forbedring av merkevarens omdømme gjennom tilgjengelighet
Hvordan tilgjengelighet skaper tillit hos forbrukerne
Virksomheter som prioriterer universell utforming, viser at de er opptatt av inkludering og fremtidsrettet tenkning. Forbrukere og kunder er mer tilbøyelige til å stole på organisasjoner som aktivt fjerner barrierer og sørger for lik tilgang til informasjon. Når bedrifter gjør sitt digitale innhold tilgjengelig, viser de et genuint engasjement for inkludering, noe som styrker merkevareimaget deres.
En britisk bank som forbedret tilgjengeligheten til sine nettbaserte kontoutskrifter og brosjyrer, økte kundetilfredsheten blant synshemmede brukere betydelig. Ved å legge til alternativ tekst til bilder, sørge for riktig dokumentstruktur og tilby tilgjengelige formater, styrket banken tilliten hos kunder som er avhengige av hjelpemidler for å administrere økonomien sin.
Styrke merkevarelojaliteten med inkluderende kommunikasjon
Tilgjengelighet spiller en nøkkelrolle når det gjelder å bygge langsiktig kundelojalitet. Når dokumenter som kontrakter og produktveiledninger er utformet med tanke på tilgjengelighet, sikrer virksomheten at alle kunder, også de med nedsatt funksjonsevne, kan ta del i innholdet på en uavhengig måte.
Tilgjengelige dokumenter forbedrer kommunikasjonen ved å sikre at viktig informasjon er tilgjengelig for alle. En detaljhandelsbedrift som for eksempel tilbyr tilgjengelige ordrebekreftelser og kvitteringer, gjør det enklere for alle kunder å spore kjøpene sine. Denne inkluderende tilnærmingen styrker forholdet til kundene, noe som øker sannsynligheten for at de kommer tilbake og anbefaler merkevaren til andre.
Etisk lederskap med inkluderende praksis
Bedriftslederes rolle i å fremme inkludering
Når bedriftsledere prioriterer universell utforming, oppmuntrer de til innovasjon og styrker merkevarens omdømme. Ved å gjøre universell utforming til et initiativ som omfatter hele bedriften, sikrer man at inkludering blir en del av all virksomhet, fra digitalt innhold til kulturen på arbeidsplassen.
Ledelsens engasjement for tilgjengelighet skaper en mer engasjert arbeidsstokk ved å forsterke organisasjonens verdier og vise de ansatte viktigheten av inkludering. Når tilgjengelighet er et felles ansvar, er det mer sannsynlig at teamene tar proaktive skritt for å sikre at dokumenter, nettsteder og kommunikasjon er egnet for alle.
Tilpasning av tilgjengelighet til bedriftens samfunnsansvar (CSR)
Digital tilgjengelighet er nært knyttet til miljømessige, sosiale og styringsmessige mål (ESG), noe som gjør det til en nøkkelkomponent i bedriftens samfunnsansvar. Tilgjengelighet er rettet mot disse sosiale målene ved å sikre at digitalt innhold kan brukes av alle.
Virksomheter som prioriterer tilgjengelighet, viser etisk lederskap ved å anerkjenne at inkludering er en grunnleggende rettighet, ikke bare en avkryssingsboks for å overholde regelverket. Virksomheter som aktivt investerer i å gjøre sine digitale dokumenter tilgjengelige, viser interessenter, investorer og offentligheten at de er opptatt av å skape et rettferdig digitalt miljø for alle.
Praktiske trinn for å skape inkluderende dokumenter
Opplæring ansatte til å skape tilgjengelige PDF, Ord, Excel- og PowerPoint-dokumenter bidrar til å gjøre all kommunikasjon inkluderende. Veiledning om riktig dokumentstruktur, alternativ tekst for bilder og lesbar formatering sørger for at universell utforming blir en selvfølge.
Bedrifter kan bruke sjekkere og automatiseringsverktøy for å sikre at dokumenter er tilgjengelige og derfor er i samsvar med kravene før publisering. Disse verktøyene hjelper deg med å oppdage vanlige problemer som manglende tagger, feil leserekkefølge eller dårlig fargekontrast.
Fremtiden for inkluderende merkevarebygging
Inkluderende dokumenter er avgjørende for merkevarens tillit, virksomhetens vekst og etisk lederskap. Bedrifter som prioriterer universell utforming, skaper ikke bare en bedre brukeropplevelse for personer med nedsatt funksjonsevne, men styrker også omdømmet sitt, utvider rekkevidden sin og viser at de tar samfunnsansvar.
Gjennomgang DokumenttilgjengelighetVed å gi opplæring til de ansatte og implementere de riktige verktøyene for universell utforming kan man sikre samsvar og bedre inkludering. Prioritering av tilgjengelighet bidrar til et digitalt landskap som er egnet for alle.
Sørger organisasjonen din for at dokumentene virkelig er inkluderende? Å investere i universell utforming bidrar ikke bare til samsvar, men styrker også merkevarens omdømme og kundenes tillit. Ta det første skrittet ved å gjennomgå dokumenttilgjengeligheten, gi teamet opplæring og implementere de riktige verktøyene for å gjøre inkludering til en standard, ikke en ettertanke.
Ta kontakt med oss med GrackleDocs for å finne ut hvordan vi kan hjelpe deg med å skape tilgjengelige, kompatible og brukervennlige dokumenter for alle.
