PDF-sanering

Verdens ledende tjeneste for PDF-tilgjengelighet

PDF-rehabilitering er prosessen med å konvertere eksisterende PDF-dokumenter til tilgjengelige formater, slik at de kan brukes av personer med funksjonsnedsettelser, inkludert de som er avhengige av hjelpeteknologier som skjermlesere. Formålet med PDF-redigering er å sikre at innholdet i en PDF-fil er navigerbart, lesbart og forståelig for personer med nedsatt funksjonsevne, noe som innebærer å legge til nødvendige tagger og strukturer som hjelpeteknologier trenger for å tolke og samhandle med innholdet på en effektiv måte.

PDF-sanering er viktig fordi det bidrar til å fremme digital tilgjengelighet, noe som både er en juridisk og etisk forpliktelse. Mange organisasjoner er forpliktet til å overholde standarder som WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) og ADA (Americans with Disabilities Act). Denne siden har som mål å gi en grundig forståelse av PDF-utbedring og hvordan GrackleDocs kan hjelpe deg med å gjøre PDF-filene dine tilgjengelige.

Les mer nedenfor Om PDF-sanering Karikaturtegning av tre personer i et møte

Forespørsel om PDF-sanering i dag

Hva er PDF Remediation?

Taggenes rolle i PDF-filer

Tagger er selve ryggraden i PDF-tilgjengelighet. De fungerer som en blåkopi av dokumentet, og gir en logisk struktur som hjelpeteknologier kan tolke. Tagger definerer ulike elementer i dokumentet, for eksempel overskrifter, avsnitt, bilder, lister og tabeller. Riktig tagging sikrer at alle deler av dokumentet er identifiserbare og navigerbare, slik at brukere med funksjonsnedsettelser kan samhandle med innholdet på en meningsfull måte.

For eksempel:

- Overskriftstagger (H1, H2, H3 osv.) skaper en hierarkisk struktur som hjelper brukerne med å forstå inndelingen og organiseringen av dokumentets innhold.

- Avsnittstagger (P) markerer tekstblokker.

- Figurtagger (som brukes for bilder, diagrammer, diagrammer, fotografier osv.) inneholder alternative tekstbeskrivelser (alt-tekst) som gjør bildene tilgjengelige for personer som bruker skjermlesere.

- Listetagstrukturer sikrer at elementer gjenkjennes som relaterte elementer og i sekvensiell rekkefølge (hvis det er aktuelt).

- Tabelltaggstrukturer definerer tabellformatering (inkludert rader, overskrifter og dataceller osv.), slik at tabelldata blir tilgjengelige.

Opprette tilgjengelige PDF-filer fra bunnen av kontra å utbedre eksisterende PDF-filer

Å lage tilgjengelige PDF-filer starter med å innlemme tilgjengelighetsfunksjoner i prosessen med å lage dokumentet. Det er viktig at dokumentene utformes med tanke på tilgjengelighet helt fra begynnelsen. Forfattere kan bruke stiler og maler som inkluderer riktig tagging for overskrifter, lister og andre elementer, legge til alt-tekst til bilder, sette inn interne og eksterne hyperlenker med riktig navigasjon og sørge for at lenker er beskrivende og tabeller er strukturert på riktig måte.

PDF-utbedring tar derimot for seg eksisterende dokumenter som ble opprettet uten at det ble tatt hensyn til universell utforming. Denne prosessen innebærer å ettermontere nødvendige tilgjengelighetsfunksjoner i dokumentet. Utbedringen omfatter analyse av dokumentet for å identifisere tilgjengelighetsproblemer, legge til eller justere tagger, sette inn alt-tekst for bilder og korrigere leserekkefølgen for å sikre en logisk flyt av innholdet. Selv om det ideelle er å lage tilgjengelige PDF-filer fra starten av, er det ofte nødvendig å utbedre eksisterende dokumenter for å bringe dem opp til gjeldende tilgjengelighetsstandarder.

Hvorfor er PDF-sanering viktig?

PDF-korrigering er avgjørende for å overholde ulike lover og retningslinjer for tilgjengelighet over hele verden. I USA krever Title II i Americans with Disabilities Act (ADA) at alle offentlige organers nettsider og applikasjoner (apper) skal være tilgjengelige for personer med nedsatt funksjonsevne, for å hindre diskriminering på grunn av funksjonsnedsettelse. Paragraf 508 i Rehabilitation Act of 1973 krever også at føderale etater og organisasjoner som mottar føderal støtte, skal gjøre sin elektroniske teknologi og informasjonsteknologi tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne.

På verdensbasis er WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) den mest anerkjente og juridisk refererte standarden for digital tilgjengelighet, inkludert PDF-dokumenter. Mange land har tatt i bruk WCAG som en del av sitt juridiske rammeverk for å sikre digital tilgjengelighet:

- Den europeiske union: Den europeiske tilgjengelighetsloven og webtilgjengelighetsdirektivet krever at offentlige organer i EU sørger for at nettstedene og mobilappene deres oppfyller tilgjengelighetsstandarder som ligger tett opp til kravene i WCAG 2.1 nivå AA.

- Canada: Accessible Canada Act (ACA) stiller krav til digital tilgjengelighet, inkludert overholdelse av WCAG-standarder. Provinser som Ontario har ytterligere forskrifter, for eksempel Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), som pålegger offentlige organisasjoner og bedrifter å overholde WCAG-standardene.

- Australia: Disability Discrimination Act (DDA) krever at organisasjoner tilbyr tilgjengelig digitalt innhold, og australske domstoler har referert til WCAG som en målestokk for samsvar.

- Storbritannia: Equality Act 2010 krever at alt digitalt innhold, inkludert PDF-filer, skal være tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne. Offentlige organer er spesielt pålagt å overholde Public Sector Bodies (Websites and Mobile Applications) Accessibility Regulations 2018, som er i tråd med WCAG 2.1 nivå AA.

- Japan: Loven om avskaffelse av diskriminering av personer med nedsatt funksjonsevne og standarden JIS X 8341-3, som er i tråd med WCAG, er retningsgivende for kravene til digital tilgjengelighet i Japan.

Manglende overholdelse av disse forskriftene kan føre til alvorlige juridiske konsekvenser, inkludert søksmål, bøter og skade på organisasjonens omdømme. I tillegg til den juridiske risikoen kan manglende tilgjengelighet til digitalt innhold føre til ekskluderende praksis, som hindrer personer med nedsatt funksjonsevne i å få tilgang til viktig informasjon og tjenester. Derfor er det ikke bare en juridisk forpliktelse, men også et moralsk imperativ for organisasjoner over hele verden å sørge for at PDF-filer er rettet opp slik at de oppfyller disse internasjonale tilgjengelighetsstandardene.

Fordeler for alle brukere
Utover de juridiske kravene er barrierefrie PDF-filer en fordel for alle brukere, ikke bare de med nedsatt funksjonsevne. Funksjoner som riktig tagging, alt-tekst for bilder og tydelige navigasjonsstrukturer forbedrer den generelle brukeropplevelsen. Overskrifter og godt strukturert innhold hjelper for eksempel alle brukere, også de uten funksjonsnedsettelser, med å navigere og forstå dokumentet mer effektivt. Alt-tekst for bilder gir verdifull kontekst som kan være nyttig selv for brukere som kanskje ikke har en funksjonsnedsettelse, men som får tilgang til innholdet i et miljø med lav båndbredde der bilder kanskje ikke kan lastes inn.
SEO-fordeler
Tilgjengelige PDF-filer kan også forbedre søkemotoroptimaliseringen (SEO). Søkemotorer prioriterer innhold som er godt strukturert og enkelt å navigere i. Korrekt taggede PDF-filer er enklere for søkemotorer å indeksere og rangere, noe som potensielt kan øke dokumentenes synlighet og rekkevidde. Denne SEO-fordelen kan føre til økt trafikk og større engasjement for innholdet, noe som gjør det til en ekstra fordel for organisasjoner som er opptatt av tilgjengelighet.

PDF-saneringsprosessen

Innledende vurdering

Det første trinnet i PDF-utbedringsprosessen er å vurdere PDF-filenes nåværende tilstand. Dette innebærer å evaluere dokumentet med tanke på tilgjengelighetsproblemer og identifisere områder som må utbedres. En innledende vurdering bidrar til å fastslå omfanget av arbeidet som kreves, og til å utvikle en utbedringsplan.

Verktøy og metoder for innledende vurderinger

Det finnes flere verktøy og metoder for å gjennomføre innledende vurderinger. Automatiserte kontrollverktøy kan raskt skanne etter vanlige tilgjengelighetsproblemer og gi en foreløpig oversikt over dokumentets samsvar med tilgjengelighetsstandardene. Disse verktøyene kan identifisere problemer som manglende alt-tekst, feilaktig tagging og feil leserekkefølge. Det er imidlertid ikke sikkert at de automatiserte verktøyene fanger opp alle problemer, spesielt ikke de som krever menneskelig vurdering.

Merking av elementer

Tagging er kjernen i PDF-sanering. Det innebærer å legge til tagger til ulike elementer i dokumentet, for eksempel tekst, overskrifter, bilder, lenker, lister og tabeller. Hver tagg gir informasjon om elementets rolle og struktur, slik at hjelpeteknologier kan tolke innholdet riktig.

Tekst og overskrifter

Riktig tagging av tekst og overskrifter bidrar til å skape en logisk leserekkefølge og gjør det mulig for brukerne å navigere effektivt i dokumentet. Overskrifter fungerer som navigasjonshjelpemidler, slik at brukerne raskt kan hoppe mellom avsnittene. Ved å bruke overskriftstagger (H1, H2, H3 osv.) for å skape en hierarkisk struktur kan brukerne for eksempel forstå organiseringen av innholdet og gå direkte til de delene som er av interesse.

Bilder

Ved å legge til en beskrivende alt-tekst til bilder sikrer du at brukere med nedsatt syn kan forstå innholdet i bildene. Alt-teksten bør være kortfattet og beskrivende, og formidle den viktigste informasjonen som bildet gir. En alt-tekst for et bilde av et diagram bør for eksempel beskrive de viktigste datapunktene og trendene som vises i diagrammet.

Lenker

Ved å merke lenker med meningsfulle beskrivelser kan brukerne lettere forstå hensikten og målet med lenkene, noe som gjør det enklere å navigere i dokumentet eller til eksterne ressurser. I stedet for å bruke vage lenketekster som "klikk her", er det for eksempel bedre å bruke en beskrivende tekst som "les våre retningslinjer for universell utforming".

Lister

Riktig tagging av lister sikrer at listeelementer gjenkjennes som relaterte elementer, noe som gir en sammenhengende leseopplevelse. Dette inkluderer bruk av listetagger (L, LI, LBL, LBody) for å definere strukturen til ordnede og uordnede lister.

Tabeller

Tagging av tabeller kan være komplisert, men er avgjørende for tilgjengeligheten. Riktige tagger hjelper brukerne med å navigere og forstå dataene i tabellen. Dette innebærer blant annet å legge til tabelloverskrifter (TH) for å definere rad- og kolonneoverskrifter og sørge for at relasjonene mellom datacellene er tydelige. Komplekse tabeller med sammenslåtte celler eller overskrifter på flere nivåer krever nøye tagging for å sikre tilgjengeligheten.

Sikre riktig leserekkefølge

Riktig leserekkefølge er avgjørende for at hjelpeteknologiene skal kunne tolke dokumentet nøyaktig. Det sikrer at innholdet flyter logisk og er lett å følge. Innstilling og verifisering av leserekkefølgen innebærer å kontrollere taggene og justere dem slik at de gjenspeiler riktig rekkefølge.

Fremgangsmåte for å angi og verifisere leserekkefølgen

1. Identifiser den logiske leserekkefølgen: Bestem den tiltenkte flyten i innholdet, fra tittel og overskrifter til avsnitt, bilder og andre elementer.

2. Bruk verktøy for å justere leserekkefølgen: Verktøy som Adobe Acrobat har funksjoner for å angi og gjennomgå leserekkefølgen. I rekkefølgepanelet i Adobe Acrobat kan du se og justere rekkefølgen på taggene.

3. Test med hjelpeteknologier: Bruk skjermlesere og andre hjelpemidler for å teste leserekkefølgen. Dette bidrar til å verifisere at innholdet presenteres logisk og er enkelt å navigere i.

Endelig validering og testing

Etter tagging og innstilling av leserekkefølgen er det siste trinnet validering og testing av dokumentets tilgjengelighet. Dette innebærer bruk av både automatiserte verktøy og manuelle kontroller for å sikre at dokumentet oppfyller tilgjengelighetsstandardene.

Metoder for testing av tilgjengelighet

1. Automatiserte verktøy: Verktøy som GrackleDocs Online PDF Accessibility Checker (GrackleGO) kan raskt identifisere vanlige problemer som manglende alt-tekst, feil tagger og feil leserekkefølge.

2. Manuelle kontroller: Manuelle kontroller innebærer at man bruker skjermlesere og andre hjelpemidler til å navigere i dokumentet. Dette bidrar til å identifisere problemer som automatiserte verktøy kan overse, for eksempel nøyaktigheten i beskrivelser av alternativ tekst og den logiske flyten i leserekkefølgen.

3. samsvar med tilgjengelighetsstandarder: Sørg for at dokumentet er i samsvar med tilgjengelighetsstandarder som WCAG 2.1 og PDF/UA. Disse standardene inneholder detaljerte retningslinjer for å gjøre digitalt innhold tilgjengelig.

Vanlige problemer og løsninger

Vanlige problemer under validering inkluderer manglende alt-tekst, feil leserekkefølge og feil tagging. For å løse disse problemene må du legge til de nødvendige taggene, justere leserekkefølgen og gi nøyaktige beskrivelser av alt-tekst. Regelmessig gjennomgang og oppdatering av dokumentet sikrer kontinuerlig samsvar med tilgjengelighetsstandardene.

Utfordringer ved PDF-sanering

Felles utfordringer

PDF-sanering kan by på en rekke utfordringer, særlig når det dreier seg om komplekse dokumenter. Utfordringene skyldes ofte intrikate oppsett, omfattende tabeller og multimedieinnhold som må gjøres tilgjengelig uten at det går på bekostning av dokumentets integritet og opprinnelige design. Her er noen av de vanligste utfordringene i PDF-saneringsprosessen:

1. Komplekse oppsett: Dokumenter med flere kolonner, flytende elementer eller ikke-lineær tekstflyt kan være vanskelige å tagge riktig. Det krever stor oppmerksomhet og ekspertise å sikre at disse elementene leses i riktig rekkefølge av hjelpeteknologier.

2. Omfattende tabeller: Store tabeller med flere overskrifter, sammenslåtte celler og intrikate datarelasjoner krever detaljert tagging for å sikre tilgjengeligheten. Hver celle må være korrekt assosiert med sin respektive overskrift, og den overordnede tabellstrukturen må være logisk og lett å navigere i.

3. Multimedieinnhold: Innbygging av multimedieelementer som videoer, lydfiler og interaktive skjemaer gjør utbedringsprosessen enda mer kompleks. Disse elementene må gjøres tilgjengelige ved å tilby alternative tekstbeskrivelser og bildetekster, og ved å sørge for at interaktive elementer kan navigeres ved hjelp av hjelpemidler.

4. Opprettholde dokumentets integritet: Selv om du legger til tilgjengelighetsfunksjoner, er det viktig å opprettholde dokumentets opprinnelige layout og design. Eventuelle endringer som gjøres under utbedringen, bør ikke endre dokumentets utseende eller funksjonalitet.

Strategier for å overvinne utfordringer

For å løse disse utfordringene kreves det en kombinasjon av avanserte verktøy, profesjonell ekspertise og overholdelse av beste praksis innen tilgjengelighet. Her er noen strategier for å overvinne de vanligste utfordringene ved PDF-sanering:

1. Avanserte verktøy og teknikker: Avanserte PDF-redigeringsverktøy som GracklePDF kan hjelpe deg med å håndtere komplekse layouter og elementer. Disse verktøyene tilbyr spesialiserte funksjoner for tagging, innstilling av leserekkefølge og validering av tilgjengelighet.

2. Profesjonell ekspertise: Å engasjere fagfolk som har erfaring med å håndtere komplekse dokumenter, kan forbedre kvaliteten på utbedringsarbeidet betraktelig. Disse ekspertene kan bidra med innsikt og teknikker som ikke er umiddelbart åpenbare for mindre erfarne.

3. Kontinuerlig læring og beste praksis: Det er viktig å holde seg oppdatert på de nyeste standardene for universell utforming og beste praksis. Regelmessig opplæring og faglig utvikling kan hjelpe utbedringsteamene med å ligge i forkant av utviklingen og sikre at metodene deres er oppdaterte.

4. Testing og validering: Grundig testing ved hjelp av både automatiserte verktøy og manuelle kontroller er avgjørende for å avdekke og utbedre eventuelle problemer. Testing med hjelpeteknologier som skjermlesere sikrer at dokumentet virkelig er tilgjengelig for alle brukere.

Verktøy og ressurser for PDF-sanering

Det finnes flere verktøy som kan hjelpe deg med å utbedre PDF-filer, og hvert av dem har unike funksjoner som forbedrer tilgjengeligheten og sikrer samsvar med standarder.

Viktige verktøy for PDF-sanering

- GrackleGO: GrackleGO er banebrytende innen digital tilgjengelighet, og tilbyr en banebrytende, nettleserbasert plattform for omfattende testing av PDF-tilgjengelighet. GrackleGO er skreddersydd for å oppfylle de strenge kravene i ISO 14289-1 (PDF/UA), og er løsningen for å sikre at PDF-dokumentene dine er tilgjengelige for alle, inkludert personer med nedsatt funksjonsevne. Dette nettleserbaserte verktøyet skiller seg ut med sin fleksibilitet, brukervennlighet og kompatibilitet, noe som skiller det fra tradisjonelle skrivebordsapplikasjoner som er begrenset av operativsystembegrensninger.

- Grackle PDF: Grackle PDF er neste generasjons programvare for tilgjengelighet, og tilbyr et eksepsjonelt verktøy for utbedrere som sliter med komplekse tilgjengelighetsutfordringer. Den forvandler prosessen med å oppnå full tilgjengelighet, og sikrer samsvar med PDF/UA-, WCAG- og Section 508-standarder. Begynn reisen med en tagget PDF-fil, avdekk tilgjengelighetsproblemer uten problemer, og utbedre de fleste av dem på et øyeblikk med bare noen få intuitive klikk.

- Adobe Acrobat: Et verktøy for redigering av PDF-filer og for å legge til tilgjengelighetsfunksjoner. Adobe Acrobat har funksjoner for merking av elementer, innstilling av leserekkefølge og validering av dokumentets tilgjengelighet.

Fordeler med GrackleDocs Tools

GrackleDocs' verktøy skiller seg ut med sitt brukervennlige grensesnitt og omfattende funksjonalitet. De tilbyr flere fordeler:

Automatisert kontroll
GrackleDocs' verktøy kan automatisk sjekke PDF-filer for tilgjengelighetsproblemer, noe som sparer tid og krefter.
Assistert sanering
Hjelpeveivisere i både Grackle PDF og Grackle Workspace hjelper brukeren med å finne ut hvor problemer oppstår og hvordan de kan løses.
Detaljerte rapporter
De leverer detaljerte rapporter som belyser spesifikke tilgjengelighetsproblemer og foreslår løsninger.
Ekspertstøtte
GrackleDocs tilbyr støtte fra tilgjengelighetseksperter som hjelper brukerne med å navigere i komplekse utbedringsutfordringer.

Hvordan GrackleDocs kan hjelpe - våre tjenester

GrackleDocs tilbyr omfattende PDF-utbedringstjenester, og benytter ekspertise og avanserte verktøy for å sikre at dokumenter er tilgjengelige og i samsvar med tilgjengelighetsstandarder.