De fleste organisasjoner erkjenner viktigheten av tilgjengelighet. Men når det gjelder å skalere det på tvers av en bedrift, er det mange som sliter. På den nylig avholdte Tilgjengelighet.com Virtuelt arrangement, Jeff Mills, Co-CEO i GrackleDocs, delte erfaringer fra de som jobber for å gjøre universell utforming til en standardpraksis i stedet for en ettertanke.
Med millioner av eldre dokumenter, konkurrerende forretningsprioriteringer og begrenset intern ekspertise føles tilgjengelighet ofte som en overveldende utfordring. Men bedrifter som får det til, reduserer den juridiske risikoen, forbedrer brukeropplevelsen og får et betydelig konkurransefortrinn. Nøkkelen er å gå fra en reaktiv, samsvarsdrevet tankegang til en proaktiv tilnærming som integrerer tilgjengelighet i den daglige arbeidsflyten.
Hvorfor tilgjengelighet må prioriteres
Det er 1,3 milliarder mennesker over hele verden som er avhengige av tilgjengelige digitale opplevelser. Det er ikke et nisjepublikum - det er en betydelig del av befolkningen. Når man ser på den bredere effekten, inkludert familie og venner av personer med nedsatt funksjonsevne, påvirker universell utforming et marked med en disponibel inntekt på svimlende $13 billioner. Likevel er det fortsatt mange som ser på universell utforming som noe man kan ta tak i senere, ofte først når et søksmål eller en tidsfrist for etterlevelse tvinger frem tiltak.
Tilgjengelighet konkurrerer med mange andre forretningsprioriteringer, fra sikkerhet og innføring av kunstig intelligens til initiativer for digital transformasjon. Uten støtte fra ledelsen og en tydelig strategi blir det ofte satt på vent. Bedrifter som utsetter arbeidet med universell utforming, står imidlertid ofte overfor større utfordringer: utbedringskostnader, juridiske problemer og skade på omdømmet. De lederne som lykkes, har en strukturert tilnærming og sørger for at universell utforming ikke blir en ettertanke, men en grunnleggende del av deres digitale tilstedeværelse.
Hva hindrer bedrifter i å skalere tilgjengeligheten?
For mange store bedrifter handler ikke universell utforming bare om å oppdatere noen få nøkkeldokumenter eller gjøre et nettsted kompatibelt. Det handler om å håndtere tilgjengelighet på tvers av tusenvis, noen ganger millioner, av innhold. Uten en klar strategi blir arbeidet med tilgjengelighet reaktivt og inkonsekvent.
En av de største hindringene er mengden av eldre innhold. Mange bedrifter har enorme dokumentlagre som ble opprettet før universell utforming ble en prioritet. Det er umulig å utbedre disse filene manuelt i stor skala, men å ignorere dem utgjør en juridisk og omdømmemessig risiko.
En annen utfordring er mangelen på intern ekspertise. Mange organisasjoner har ikke egne tilgjengelighetsteam, og ansvaret er ofte fragmentert på tvers av avdelinger. Uten et tydelig eierskap stopper arbeidet med universell utforming opp.
Arbeidsflyten utgjør også et problem. Når tilgjengeligheten først tas opp i den siste gjennomgangen, fører det til unødvendig omarbeiding. Mangel på opplæring betyr at teamene ofte lager nytt innhold som ikke er tilgjengelig, noe som øker etterslepet av problemer. Med stadig flere søksmål risikerer de som velger en avventende tilnærming, betydelige økonomiske straffer.
En skalerbar tilnærming til tilgjengelighet i bedriften
Organisasjoner som lykkes med å skalere tilgjengeligheten, har en strukturert tilnærming i fire trinn.
Først starter de med en modenhetsvurdering av tilgjengeligheten. Mange bedrifter vet ikke hvor tilgjengelige de er, noe som gjør det utfordrende å identifisere de viktigste risikoene og mulighetene. En strukturert vurdering bidrar til å avdekke mangler i samsvar, ineffektivitet i prosesser og opplæringsbehov.
For det andre prioriterer de riktig innhold. Ikke alle dokumenter trenger umiddelbar utbedring. Fokuset bør ligge på innhold som henvender seg til offentligheten, dokumenter som er kritiske for samsvar, og ofte brukt internt materiale. Ved å ta tak i høyrisikofiler først, kan organisasjoner gjøre meningsfulle fremskritt uten å bli overveldet.
For det tredje finner de den rette balansen mellom automatisering og menneskelig ekspertise. Automatiserte verktøy er avgjørende for massesanering, og hjelper bedrifter med å raskt håndtere store mengder innhold. Automatisering alene er imidlertid ikke nok - kritiske dokumenter krever manuell gjennomgang for å sikre brukervennlighet. Bedrifter som kombinerer begge tilnærmingene, skalerer innsatsen uten at det går på bekostning av kvaliteten.
Til slutt integrerer de tilgjengelighet i den daglige driften. Det er viktig å rette opp tidligere innhold, men det er også viktig å forebygge fremtidige tilgjengelighetsproblemer. Dette innebærer å integrere tilgjengelighet i arbeidsflyten for innholdsproduksjon, sørge for kontinuerlig opplæring og gjennomføre regelmessige revisjoner. Bedrifter som ser på tilgjengelighet som en kontinuerlig prosess, i stedet for en engangsløsning, oppnår langsiktig suksess.
Lærdom fra virkelige bedrifter
På arrangementet, Jeff Mills delte casestudier fra organisasjoner som arbeider med tilgjengelighetsutfordringer. En stor finansinstitusjon slet for eksempel med over 50 000 utilgjengelige dokumenter, noe som gjorde etterlevelse av regelverket til et stort problem. Ved å kombinere automatiserte verktøy med målrettet manuell utbedring kunne de skalere innsatsen effektivt.
En multinasjonal leverandør av helsetjenester sto overfor en annen utfordring - å sikre samsvar med tilgjengelighet i flere land med ulike lovkrav. I stedet for å håndtere tilgjengelighet i siloer, utviklet de et sentralisert rammeverk for tilgjengelighet som standardiserte samsvar på tvers av regioner.
Problemer med tilgjengeligheten førte til kundeklager og juridisk risiko for et globalt e-handelsmerke. Merkevaren gikk systematisk til verks for å forebygge fremtidige problemer, og begynte med en revisjon for å identifisere de mest presserende hullene. Deretter utbedret de innhold med høy prioritet og integrerte tilgjengelighetskontroller i arbeidsflyten for innholdsproduksjon.
Disse eksemplene understreker en viktig lærdom: Det er enkelt å fikse ett dokument. Skalering av tilgjengelighet krever en strukturert strategi, støtte fra ledelsen og den rette kombinasjonen av teknologi og ekspertise.
Utover samsvar: Det forretningsmessige argumentet for tilgjengelighet
Mange bedrifter har en tilnærming til universell utforming som først og fremst handler om å overholde lover og regler, og fokuserer utelukkende på å unngå juridiske problemer. Selv om det er viktig å overholde regelverket, er denne tilnærmingen kortsiktig. Å se på universell utforming som en boks som skal krysses av, fører til problemer i siste liten, reaktive løsninger og høyere kostnader.
De lederne som ser langsiktig suksess, ser på universell utforming som en forretningsmulighet. Når universell utforming integreres i produktutviklingen, forbedres brukervennligheten for alle brukere, ikke bare de med nedsatt funksjonsevne. Det forbedrer omdømmet til merkevaren og utvider markedsrekkevidden. Etter hvert som teknologien fortsetter å utvikle seg, fremtidssikrer selskaper som prioriterer tilgjengelighet, sin digitale tilstedeværelse.
Nøkkelen er å gå lenger enn å overholde minimumskravene og skape inkluderende opplevelser som kommer alle brukerne til gode. Dette krever lederengasjement, tverrfunksjonelt samarbeid og et skifte i tankesett fra kortsiktige løsninger til langsiktige investeringer.
Forbered deg på de juridiske fristene i 2025
Endringer i regelverket gjør at arbeidet med universell utforming haster. Innen 2025 vil betydelige tidsfrister tre i kraft i flere regioner.
I EU må forbrukerrettet innhold være i samsvar med WCAG 2.1 AA innen juni 2025. I Canada må både offentlige og private virksomheter oppfylle tilgjengelighetskravene i henhold til AODA og ACA. I USA, ADA Tittel II krever full etterlevelse innen april 2025 for store organisasjoner og april 2027 for mindre organisasjoner.
Disse fristene er ikke langt unna. Organisasjoner som ennå ikke har begynt arbeidet med universell utforming, må handle nå for å unngå utfordringer med etterlevelse i siste liten.
Hvordan GrackleDocs hjelper bedrifter med å skalere tilgjengeligheten
Skalering av tilgjengelighet er komplekst, men med de rette verktøyene og den rette ekspertisen blir det overkommelig. GrackleDocs hjelper bedrifter med å integrere universell utforming på en effektiv måte ved å tilby AI-drevet programvare, ekspertrådgivning og profesjonelle saneringstjenester.
Løsninger som Grackle PDF, Grackles arbeidsområde, og Grackle Scan automatiserer tilgjengelighet i stor skala, mens praktisk opplæring og strategisk rådgivning sørger for at tilgjengelighet blir integrert i arbeidsflyten. For bedrifter som står overfor store utfordringer med utbedring, tilbyr GrackleDocs en blanding av automatisering og manuell ekspertise for å gjøre arbeidet kostnadseffektivt og bærekraftig.
Avsluttende tanker
Skalering av tilgjengelighet handler ikke bare om å møte juridiske krav-det handler om å skape digitale opplevelser som fungerer for alle. Virksomheter som har en strukturert tilnærming og kombinerer automatisering med menneskelig ekspertise, oppnår bedre resultater samtidig som de reduserer langsiktige kostnader og risiko.
Organisasjoner som integrerer universell utforming i arbeidsflyten, i stedet for å behandle det som en siste liten løsning, får et konkurransefortrinn. Nå som de juridiske fristene for 2025 nærmer seg med stormskritt, er det på tide å ta grep.
For bedrifter som ønsker å skalere tilgjengeligheten effektivt, tilbyr GrackleDocs verktøyene, opplæringen og ekspertisen som trengs for å få det til. Send inn en forespørsel i dag for en gratis og uforpliktende konsultasjon.
